YENİ - SORULARLA VERBİS

VERBİS SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) 111 3 4 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) KVKK Yayınları No: 111 Ekim 2025, Ankara KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURUMU Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Çankaya/ANKARA Telefon: 0 312 216 50 00 Web: www.kvkk.gov.tr 4 “Bu kitapta yer alan içeriklerin, bireysel kullanım dışında izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayınlanması ve dağıtılması kesinlikle yasaktır. Bu yasağa uymayanlar hakkında 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca yasal işlem yapılacaktır. Ürünün tüm hakları saklıdır.” ©Kişisel Verileri Koruma Kurumu 5 İÇİNDEKİLER SORU 1- VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) NEDİR?......................13 SORU 2- VERBİS’E KAYIT NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR? ............................................13 SORU 3- VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR? ............................13 SORU 4- YURT İÇİNDE YERLEŞİK GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR? ..................15 SORU 5- YURT İÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR? .................. 17 SORU 6- YURT DIŞINDA YERLEŞİK GERÇEK/TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?....................19 SORU 7- VERBİS’E NE ZAMAN KAYIT OLUNMALIDIR? ............................................21 SORU 8- SONRADAN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ OLANLAR SİCİLE NE ZAMAN KAYIT OLMALIDIR? .................................................................22 SORU 9- HANGİ VERİ SORUMLULARI VERBİS’E KAYIT OLMAKLA YÜKÜMLÜDÜR? .............................................................................................22

SORU 8- SONRADAN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ OLANLAR SİCİLE NE ZAMAN KAYIT OLMALIDIR? .................................................................22 SORU 9- HANGİ VERİ SORUMLULARI VERBİS’E KAYIT OLMAKLA YÜKÜMLÜDÜR? .............................................................................................22 SORU 10- HANGİ VERİ SORUMLULARI KANUN GEREĞİ SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR? ........................................................23 SORU 11- HANGİ VERİ SORUMLULARI KURUL KARARLARI UYARINCA SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR? ............................................24 SORU 12- VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM GERÇEK KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ? .................................................................................29 SORU 13- VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM TÜZEL KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ? .................................................................................29 SORU 14- KURUL KARARLARINDAKİ “YILLIK ÇALIŞAN SAYISI” NASIL HESAPLANIR? ...............................................................................................29 SORU 15- KURUL KARARLARINDAKİ “YILLIK MALİ BİLANÇO TOPLAMI” NASIL HESAPLANIR? .............................................................................................. 30 7 8 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 16- SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNE İLİŞKİN OLARAK CİRO YA DA SATIŞ HASILATI BİLGİSİ DİKKATE ALINIR MI? ............................32 SORU 17- VERBİS’E HANGİ BİLGİLERİN GİRİŞİ YAPILMALIDIR?............................32 SORU 18- VERİ SORUMLULARININ İŞLEDİĞİ TÜM VERİLER VERBİS’E KAYDOLMALI MIDIR? ..................................................................................33 SORU 19- VERBİS NEDEN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMAKTADIR? ................33 SORU 20- VERBİS’İN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMASI NEDENİYLE KİŞİSEL VERİLER DE KAMUYA AÇIK HALE GELMİŞ OLUR MU? ...............................35 SORU 21- VERBİS KONUSUNDA DETAYLI BİLGİ NEREDEN

SORU 20- VERBİS’İN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMASI NEDENİYLE KİŞİSEL VERİLER DE KAMUYA AÇIK HALE GELMİŞ OLUR MU? ...............................35 SORU 21- VERBİS KONUSUNDA DETAYLI BİLGİ NEREDEN ALINABİLİR? ..................................................................................................35 SORU 22- VERBİS’E KAYIT İÇİN ÜCRET TALEP EDİLMEKTE MİDİR?.......................35 SORU 23- BAŞVURU FORMU KEP ÜZERİNDEN İLETİLMİŞSE AYRICA ISLAK İMZALI OLARAK DA GÖNDERİLMESİ GEREKİR Mİ?............................... 36 SORU 24- KULLANICI ADIMI UNUTTUM. NASIL ÖĞRENEBİLİRİM? ..................... 36 SORU 25- PAROLA UNUTULMASI HALİNDE NASIL ÖĞRENİLEBİLİR?..................37 SORU 26- KULLANICI ADI DEĞİŞTİRİLEBİLİR Mİ? ....................................................37 SORU 27- PAROLA NASIL DEĞİŞTİRİLEBİLİR? ..........................................................39 SORU 28- BAŞVURU FORMUNDA HATALI GİRİLEN BİLGİLER NASIL DÜZELTİLEBİLİR? .........................................................................................39 SORU 29- BAŞVURU FORMUNDA ELEKTRONİK POSTA ADRESİ HATALI BİLDİRİLMİŞSE DEĞİŞTİRMEK İÇİN NE YAPILMALIDIR? ......................39 SORU 30- TÜZEL KİŞİLERDE VERİ SORUMLUSU KİMDİR?..................................... 40 SORU 31- İRTİBAT KİŞİSİ NASIL ATANIR? ...................................................................41 SORU 32- İRTİBAT KİŞİSİ, SİSTEME NASIL GİRİŞ YAPMALIDIR? ...........................41 SORU 33- İRTİBAT KİŞİSİ, KULLANICI ADI VE PAROLA GİRMELİ MİDİR?..................41 SORU 34- İRTİBAT KİŞİSİ, GERÇEK KİŞİ OLMAK ZORUNDA MIDIR? .....................41 SORU 35- İRTİBAT KİŞİSİ 18 YAŞINDAN BÜYÜK OLMAK ZORUNDA MIDIR? ........ 42 SORU 36- İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE CUMHURİYETİ VATANDAŞI OLMAK ZORUNDA MIDIR? .........................................................................42 8 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 9

SORU 36- İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE CUMHURİYETİ VATANDAŞI OLMAK ZORUNDA MIDIR? .........................................................................42 8 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 9 SORU 37- İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE’DE YERLEŞİK OLMAK ZORUNDA MIDIR? .......................................................................................42 SORU 38- GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLUSU, KENDİSİNİ İRTİBAT KİŞİSİ ATAYABİLİR Mİ? ............................................................................................42 SORU 39- TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR, HERKES İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ? ....................................................43 SORU 40- BİR GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLUSU, BAŞKA BİR VERİ SORUMLUSUNCA İRTİBAT KİŞİSİ OLARAK ATANABİLİR Mİ?...............43 SORU 41- BİR KİŞİ BİRDEN FAZLA VERİ SORUMLUSUNUN İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ? ................................................................................................43 SORU 42- BİR VERİ SORUMLUSUNUN BİRDEN FAZLA İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ? ............................................................................................... 44 SORU 43- İRTİBAT KİŞİSİ VERİ SORUMLUSUNUN ÇALIŞANI OLMAK ZORUNDA MIDIR? ........................................................................................................... 44 SORU 44- VERİ SORUMLUSU, İRTİBAT KİŞİSİNİ DEĞİŞTİREBİLİR Mİ? ............... 44 SORU 45- İRTİBAT KİŞİSİ DEĞİŞTİRİLDİĞİNDE NE YAPILMALIDIR? .................... 45 SORU 46- YURT DIŞINDA YERLEŞİK VERİ SORUMLUSU, YURT DIŞINDA YERLEŞİK BİR VERİ SORUMLUSU TEMSİLCİSİ ATAYABİLİR Mİ?......... 45 SORU 47- BİLDİRİM TAMAMLANMADAN SİSTEMDEN ÇIKILMASI HALİNDE KALINAN YERDEN DEVAM EDİLEBİLİR Mİ? ........................................... 45

YERLEŞİK BİR VERİ SORUMLUSU TEMSİLCİSİ ATAYABİLİR Mİ?......... 45 SORU 47- BİLDİRİM TAMAMLANMADAN SİSTEMDEN ÇIKILMASI HALİNDE KALINAN YERDEN DEVAM EDİLEBİLİR Mİ? ........................................... 45 SORU 48- KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN SONA ERMESİ HALİNDE SİCİL KAYDININ SİSTEMDEN SİLİNMESİ GEREKİR Mİ? ....................... 45 SORU 49- SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNA OLAN VERİ SORUMLULARI YİNE DE KAYIT OLABİLİRLER Mİ? ............................... 46 SORU 50- VERİ SORUMLUSU, İRTİBAT KİŞİSİNİN DÜZENLEDİĞİ BİLDİRİMLERİ KONTROL EDEBİLİR Mİ? ............................................................................ 46 SORU 51- KURULUN İSTİSNAYA İLİŞKİN KARARLARI YURT DIŞINDA YERLEŞİK VERİ SORUMLULARI İÇİN DE GEÇERLİ MİDİR?...................................... 46 SORU 52- SİCİLE KAYITLI BİLGİLERDE DEĞİŞİKLİK OLMASI HALİNDE BU DEĞİŞİKLİK NE ZAMAN BİLDİRİLMELİDİR? ............................................47 SORU 53- HERHANGİ BİR FİİLİ, TEKNİK YA DA HUKUKİ İMKÂNSIZLIK NEDENİYLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLEMEMESİ HALİNDE NE YAPILMALIDIR? ....................................................................47 9 10 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 54- GERÇEK VEYA ÖZEL HUKUK TÜZEL KİŞİLERİNİN SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR?..................47 SORU 55- KAMU KURUMLARININ SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE BİR YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR? ................................................ 49 SORU 56- BAŞVURU FORMUNUN KURUMA İLETİLİP İLETİLMEDİĞİ HUSUSUNDA SORUMLULUK KİMDEDİR? .............................................. 49

SORU 55- KAMU KURUMLARININ SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE BİR YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR? ................................................ 49 SORU 56- BAŞVURU FORMUNUN KURUMA İLETİLİP İLETİLMEDİĞİ HUSUSUNDA SORUMLULUK KİMDEDİR? .............................................. 49 SORU 57- İLETİŞİM ADRESİ OLARAK KEP ADRESİ KULLANILABİLİR Mİ?........................49 SORU 58- BİR VERİ SORUMLUSU VERBİS’E BİRDEN FAZLA KAYIT YAPTIRABİLİR Mİ? ....................................................................................... 50 SORU 59- SİCİL KAYDI SİLİNMİŞ OLAN VERİ SORUMLUSU, YENİDEN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ HALİNE GELDİĞİNDE TEKRAR KAYIT OLMALI MIDIR?.50 SORU 60- KİŞİSEL VERİLER SADECE KÂĞIT ORTAMINDA TUTULUYORSA SİCİLE KAYIT ZORUNLULUĞU VAR MIDIR?.............................................. 51 SORU 61- KAMU KURUM VE KURULUŞLARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR? ......................................................................................... 51 SORU 62-VERBİS'E KAYIT OLDUKTAN SONRA İRTİBAT KİŞİSİ ATAMAK ZORUNLU MUDUR? .....................................................................................52 SORU 63- VERBİS’E GİRİLMESİ GEREKEN ADRES NUMARASI NEREDEN ÖĞRENİLEBİLİR? ..........................................................................................52 SORU 64- BAŞVURU FORMU OLUŞTURURKEN ADRES BİLGİSİ SİSTEMDE YER ALMIYORSA ADRES BİLGİSİ GİRİŞİ NASIL YAPILABİLİR? ...........52 SORU 65- BAŞVURU FORMU OLUŞTURURKEN AYNI ADRESE BİRDEN FAZLA VERİ SORUMLUSU GİRİŞ YAPABİLİR Mİ? ................................................53 SORU 66- KURUM TARAFINDAN KULLANICI ADI VE PAROLANIN GÖNDERİLMESİ KONUSUNDA HERHANGİ BİR SÜRE VAR MIDIR?....53 SORU 67- KEP ÜZERİNDEN GÖNDERİLEN BAŞVURU FORMLARININ KURUMA ULAŞIP ULAŞMADIĞI NASIL KONTROL EDİLEBİLİR?..........53 SORU 68- KAMU KURUMU, “YURT İÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL/GERÇEK KİŞİ”

SORU 67- KEP ÜZERİNDEN GÖNDERİLEN BAŞVURU FORMLARININ KURUMA ULAŞIP ULAŞMADIĞI NASIL KONTROL EDİLEBİLİR?..........53 SORU 68- KAMU KURUMU, “YURT İÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL/GERÇEK KİŞİ” ALANINDAN KAYIT YAPTIRMIŞSA YAPTIRIM UYGULANIR MI?........... 54 SORU 69- VERBİS’E BİLGİ GİRİŞİNDE, İŞLENEN VERİ KATEGORİSİ EKRANDA YOKSA NE YAPILABİLİR? .........................................................55 10 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 11 SORU 70- VERBİS’E GİRİŞTE, SAKLAMA SÜRESİ BELİRLERKEN AYNI KATEGORİDE FARKLI SAKLAMA SÜRELERİNİN BULUNMASI HALİNDE HANGİ SÜRE YAZILMALIDIR? ....................................................................55 SORU 71- VERBİS’E GİRİŞTE, VERGİ KİMLİK NUMARASI VE VERGİ DAİRESİ SEÇİMİNDE HATA UYARISI GELİYORSA NE YAPILMALIDIR?................55 SORU 72- VERBİS’E GİRİŞTE, AD/SOYADA AİT YANLIŞ BİLGİ GELİYORSA NE YAPILMALIDIR? ............................................................................................ 56 SORU 73- İRTİBAT KİŞİSİ KAYDI ESNASINDA T.C. KİMLİK NUMARASINA KARŞILIK YANLIŞ AD/SOYAD BİLGİSİ GELİYORSA NE YAPILMALIDIR?...................................................................................... 56 SORU 74- İSTİSNA OLMADIĞI HALDE KAYIT YAPTIRMAYAN VERİ SORUMLULARININ TESPİTİ KURUM TARAFINDAN YAPILACAK MIDIR?............................................................................................................. 57 SORU 75- İSTİSNA OLMADIĞI HALDE KAYIT YAPTIRMAYAN VERİ SORUMLULARI TESPİT EDİLİRSE YAPTIRIM UYGULANACAK MI? ..................................57 SORU 76- SİCİLE HER YIL TEKRAR BAŞVURU YAPILMASI GEREKİR Mİ?............. 58 SORU 77- VERBİS, TÜM WEB TARAYICILAR ÜZERİNDE ÇALIŞIR MI?.................... 58 SORU 78- BAŞVURU FORMU KURUMA GÖNDERİLMESİNE RAĞMEN HENÜZ

SORU 76- SİCİLE HER YIL TEKRAR BAŞVURU YAPILMASI GEREKİR Mİ?............. 58 SORU 77- VERBİS, TÜM WEB TARAYICILAR ÜZERİNDE ÇALIŞIR MI?.................... 58 SORU 78- BAŞVURU FORMU KURUMA GÖNDERİLMESİNE RAĞMEN HENÜZ KULLANICI ADI VE PAROLA GELMEDİYSE NE YAPILMALIDIR?........... 58 SORU 79- KURUL KARARLARINDA YER ALAN “ANA FAALİYET KONUSU ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ İŞLEME” İFADESİYLE NE ANLAŞILMALIDIR?........................................................................................59 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 1- VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) NEDİR? CEVAP 1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (“Kanun”) 16'ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Sicili'ne (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu kapsamda, Başkanlığımızca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS” ya da "Sicil") hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır. VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir. SORU 2- VERBİS’E KAYIT NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR? CEVAP 2-Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur. SORU 3- VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR? CEVAP 3- VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için; • Yurt İçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, • Yurt Dışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, 13

SORU 3- VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR? CEVAP 3- VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için; • Yurt İçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, • Yurt Dışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, 13 14 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) • Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla; • Veri sorumlusu girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulmasına, • Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine, • Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması, irtibat kişisi atamasının yapılması, veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisi tarafından veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri, alınan teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine, • İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine, • Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, kayıt silme ve aktifleştirme talebi oluşturulabilmesine imkân sağlanmıştır. 14 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 15

görülebilmesine, • Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, kayıt silme ve aktifleştirme talebi oluşturulabilmesine imkân sağlanmıştır. 14 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 15 SORU 4- YURT İÇİNDE YERLEŞİK GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR? CEVAP 4- Yurt içinde yerleşik gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla ya da elden iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak kendisini atayabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “İrtibat Kişisi Giriş” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır. 15 16 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Yurt İçinde Yerleşik Veri Sorumlusu Gerçek Kişi Adres Varsa KEP RET Adresi KABUL Numarası telefon VKN/TCKN numarası e-posta vergi adresi dairesi adı KEP Posta KVKK VERBİS Grafik: 1 16 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 17

Yerleşik Veri Sorumlusu Gerçek Kişi Adres Varsa KEP RET Adresi KABUL Numarası telefon VKN/TCKN numarası e-posta vergi adresi dairesi adı KEP Posta KVKK VERBİS Grafik: 1 16 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 17 SORU 5- YURT İÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR? CEVAP 5- Yurt içinde yerleşik tüzel kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla ya da elden iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan tüzel kişi tarafından “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi tüzel kişilik dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “İrtibat Kişisi Giriş” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır. 17 18 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Yurt İçinde Yerleşik Veri Sorumlusu Tüzel Kişi Adres Varsa KEP RET Adresi KABUL Numarası telefon VKN/TCKN numarası e-posta vergi adresi dairesi adı KEP Posta KVKK VERBİS Grafik: 2 18 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 19

Yerleşik Veri Sorumlusu Tüzel Kişi Adres Varsa KEP RET Adresi KABUL Numarası telefon VKN/TCKN numarası e-posta vergi adresi dairesi adı KEP Posta KVKK VERBİS Grafik: 2 18 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 19 SORU 6- YURT DIŞINDA YERLEŞİK GERÇEK/TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR? CEVAP 6- Yurt dışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularının öncelikle “veri sorumlusu temsilcisi” atanır. Atanacak veri sorumlusu temsilcisi Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişi veya Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır. Atanan veri sorumlusu temsilcisi tarafından, veri sorumlusu adına VERBİS ana sayfasında yer alan “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sis- temden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla ya da elden iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Başvuru formuyla birlikte veri sorumlusu temsilcisi atanmasına ilişkin kararın tasdikli örneğinin de Kuruma iletilmesi gerekmektedir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu temsilcisi tarafından “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu temsilcisi, irtibat kişisi olarak veri sorumlusu temsilcisi bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi bünyesi dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “İrtibat Kişisi Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır. 19

gibi bünyesi dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “İrtibat Kişisi Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır. 19 20 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Yurt Dışında Atama KVKK Yerleşik Veri Belgesi Sorumlusu RET Veri Sorumlusu Temsilcisi Atama Veri Sorumlusu Temsilcisi KABUL Adres Varsa KEP Adresi Numarası telefon VKN/TCKN KVKK VERBİS numarası KEP Posta e-posta vergi Unvan Atama adresi dairesi Karar Tarih/Sayı adı Veri Sorumlusu telefon Ülke numarası Temsilcisi e-posta Adres adresi Veri Sorumlusu Grafik:3 20 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 21 SORU 7- VERBİS’E NE ZAMAN KAYIT OLUNMALIDIR? CEVAP 7- Kanun'un Geçici 1'inci maddesinin 2'nci fıkrasında, Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğünün başlama tarihleri ile ilgili karar alma ve bunu ilan etme görev ve yetkisi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna (“Kurul”) verilmiştir. Bu kapsamda Kurulun 11.03.2021 tarihli ve 2021/238 sayılı Kararı ile; • Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı

tarihleri ile ilgili karar alma ve bunu ilan etme görev ve yetkisi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna (“Kurul”) verilmiştir. Bu kapsamda Kurulun 11.03.2021 tarihli ve 2021/238 sayılı Kararı ile; • Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları ile yurt dışında yerleşik tüm veri sorumlularının 01.10.2018- 31.12.2021, • Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumlularının 01.01.2019- 31.12.2021, • Kamu kurum ve kuruluşu ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının 01.04.2019- 31.12.2021 tarihleri arasında Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmesi gerektiğine ilişkin karar alınmış olup anılan Kurul Kararı, 16.03.2021 tarihli ve 31425 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. Bununla birlikte; • 06.07.2023 tarihli ve 2023/1154 sayılı Kurul Kararı ile 25 milyon TL olan yıllık mali bilanço istisna kriteri 100 milyon TL olarak güncellenmiş, • 04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı Kurul Kararı ile ana 21 22 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

TL olan yıllık mali bilanço istisna kriteri 100 milyon TL olarak güncellenmiş, • 04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı Kurul Kararı ile ana 21 22 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmakla birlikte yıllık çalışan sayısı 10’dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünden istisna tutulmuş olup dolayısıyla, anılan 2021/238 sayılı Kurul Kararı’nın bu doğrultuda değerlendirilmesi gerekmektedir. SORU 8- SONRADAN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ OLANLAR SİCİLE NE ZAMAN KAYIT OLMALIDIR? CEVAP 8- İlgili Kurul Kararları gereği istisna kapsamına alınanlar dışında kalan tüm veri sorumlularının Kurulca belirlenerek ilan edilmiş olan 31.12.2021 tarihine kadar Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, 31.12.2021 tarihi itibariyle kayıt yükümlüsü değilken 31.12.2021 tarihinden sonra kayıt yükümlüsü hâline gelen veri sorumlularının, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin (“Yönetmelik”) 8’inci maddesine göre, kayıt yükümlüsü hâline geldiği tarihten itibaren 30 gün içinde Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmesi gerekmektedir. SORU 9- HANGİ VERİ SORUMLULARI VERBİS’E KAYIT OLMAKLA YÜKÜMLÜDÜR? CEVAP 9- Kanun’un 16'ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bu kapsamda, Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurt 22 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 23

gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bu kapsamda, Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurt 22 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 23 dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının Türkiye’de kişisel veri işlemeleri halinde genel kural olarak VERBİS’e kayıt olmaları gerekmektedir. Bununla birlikte Kanun’un 16'ncı maddesine göre Kurulca istisna getirilmiş olan veri sorumluları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır. SORU 10- HANGİ VERİ SORUMLULARI KANUN GEREĞİ SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR? CEVAP 10- Kanun’un 16'ncı maddesine göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmaları gerekmektedir. Bununla birlikte Kanun’un 28'inci maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmesi halinde veri sorumlularının, Sicile kayıt esnasında bu kişisel verilerle ilgili VERBİS’e bilgi girişi yapması zorunlu değildir. Bu faaliyetler aşağıdaki tabloda belirtilmektedir: KANUN 28/1 KANUN 28/2 Kişisel verilerin üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak Kişisel veri işlemenin suç kaydıyla gerçek kişiler tarafından işlenmesinin önlenmesi veya suç tamamen kendisiyle veya aynı soruşturması için gerekli olması konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi 23 24 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Kişisel verilerin resmi istatistik İlgili kişinin kendisi tarafından ile anonim hâle getirilmek alenileştirilmiş kişisel verilerin suretiyle araştırma, planlama ve işlenmesi istatistik gibi amaçlarla işlenmesi

23 24 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Kişisel verilerin resmi istatistik İlgili kişinin kendisi tarafından ile anonim hâle getirilmek alenileştirilmiş kişisel verilerin suretiyle araştırma, planlama ve işlenmesi istatistik gibi amaçlarla işlenmesi Kişisel verilerin millî savunmayı, Kişisel veri işlemenin kanunun millî güvenliği, kamu güvenliğini, verdiği yetkiye dayanılarak görevli kamu düzenini, ekonomik ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları güvenliği, özel hayatın gizliliğini ile kamu kurumu niteliğindeki veya kişilik haklarını ihlal etmemek meslek kuruluşlarınca; denetleme ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, veya düzenleme görevlerinin sanat, tarih, edebiyat veya yürütülmesi ile disiplin soruşturma bilimsel amaçlarla ya da ifade veya kovuşturması için gerekli özgürlüğü kapsamında işlenmesi olması Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve istihbari Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve faaliyetler kapsamında işlenmesi mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi SORU 11- HANGİ VERİ SORUMLULARI KURUL KARARLARI UYARINCA SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNADIR? CEVAP 11- Kanun’un 16'ncı maddesinde, “...işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya 24 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 25 üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.” hükmü yer almaktadır.

SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 25 üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm doğrultusunda Kurulca bazı veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğüne istisna getirilmiştir. Bu kapsamda alınmış olan; - 2018/32 sayılı Kurul Kararı 15.05.2018 tarihli Resmî Gazete’de, - 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı Kurul Kararları 18.08.2018 tarihli Resmî Gazete’de, - 2020/315 sayılı Kurul Kararı 09.05.2020 tarihli Resmî Gazete’de, - 2021/571 sayılı Kurul Kararı 24.06.2021 tarihli Resmî Gazete’de, - 2023/1154 sayılı Kurul Kararı 25.07.2023 tarihli Resmî Gazete’de, - 2023/2135 sayılı Kurul Kararı 12.01.2024 tarihli Resmî Gazete’de ve - 2025/1572 sayılı Kurul Kararı ise 01.10.2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. Buna göre; a) Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler, b) 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler, c) Yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel veri işleyen Türkiye’de yerleşik dernek, vakıf ve sendikalardan kendisine bağlı herhangi bir iktisadi işletmesi bulunmayanlar, 25 26 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel veri işleyen Türkiye’de yerleşik dernek, vakıf ve sendikalardan kendisine bağlı herhangi bir iktisadi işletmesi bulunmayanlar, 25 26 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) ç) 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu'na göre kurulmuş siyasi partiler, d) 19/03/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar, e) 4458 sayılı Gümrük Kanunu uyarınca faaliyet gösteren gümrük müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri, f) Arabulucular, g) 01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, ğ) Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar, h) Köy kamu tüzel kişilikleri, ı) Ana faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işleme olmakla birlikte yıllık çalışan sayısı 10’dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az olanlar VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Bununla birlikte, Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olma durumunun Kanun hükümlerinden de istisna olmak anlamına gelmediği unutulmamalıdır. Kurul tarafından Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yükümlülüğüne istisna getirilen veri sorumluları aşağıdaki tabloda belirtilmektedir: 26 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 27 KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURULUNCA 6698 SAYILI KANUNUN 16'NCI MADDESİNE GÖRE VERİ SORUMLULARI SİCİLİNE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNE İSTİSNA GETİRİLEN VERİ SORUMLULARI Veri Sorumluları Kurul Kararı Resmi Tarihi Sayısı Gazetede Yayım Tarihi

16'NCI MADDESİNE GÖRE VERİ SORUMLULARI SİCİLİNE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNE İSTİSNA GETİRİLEN VERİ SORUMLULARI Veri Sorumluları Kurul Kararı Resmi Tarihi Sayısı Gazetede Yayım Tarihi Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca 02.04.2018 2018/32 15.05.2018 otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı 15.05.2018 Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet 02.04.2018 2018/32 gösteren noterler 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı 15.05.2018 Siyasi Partiler Kanunu'na göre 02.04.2018 2018/32 kurulmuş siyasi partiler 19/3/1969 tarihli ve 1136 sayılı 15.05.2018 Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet 02.04.2018 2018/32 gösteren avukatlar 01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu 02.04.2018 2018/32 15.05.2018 uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler 27 28 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) 4458 sayılı Gümrük Kanunu uyarınca faaliyet gösteren gümrük 28.06.2018 2018/68 18.08.2018 müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri Arabulucular 05.07.2018 2018/75 18.08.2018 Yalnızca ilgili mevzuat ve 2018/32 15.05.2018 amaçlarına uygun, faaliyet 2020/315 09.05.2020 alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel 02.04.2018 2021/571 24.06.2021 veri işleyen Türkiye'de yerleşik 22.04.2020 dernek, vakıf ve sendikalardan 09.06.2021 kendisine bağlı herhangi bir iktisadi işletmesi bulunmayanlari Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve

alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel 02.04.2018 2021/571 24.06.2021 veri işleyen Türkiye'de yerleşik 22.04.2020 dernek, vakıf ve sendikalardan 09.06.2021 kendisine bağlı herhangi bir iktisadi işletmesi bulunmayanlari Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 19.07.2018 2018/87 18.08.2018 milyon TL'den az olan gerçek veya 06.07.2023 2023/1154 25.07.2023 tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlarii Köy kamu tüzel kişilikleri 14.12.2023 2023/2135 12.01.2024 Ana faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işleme olmakla birlikte yıllık çalışan sayısı 10’dan az ve yıllık 04.09.2025 2025/1572 01.10.2025 mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az olanlar i 02.04.2018 tarihli ve 2018/32 sayılı Kurul kararının 3’üncü maddesinde yer verilen dernek, vakıf ve sendikalarla ilgili istisna hususuna ilişkin olarak 22.04.2020 tarihli ve 2020/315 sayılı ve 09.06.2021 tarihli ve 2021/571 sayılı Kurul kararlarıyla değişiklik yapılmıştır. ii 19.07.2018 tarihli ve 2018/87 sayılı Kurul kararında yer alan yıllık mali bilanço toplamı rakamlarında 06.07.2023 tarihli ve 2023/1154 sayılı Kurul kararıyla değişiklik yapılmıştır. 28 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 29 SORU 12- VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM GERÇEK KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ?

28 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 29 SORU 12- VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM GERÇEK KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ? CEVAP 12- Faaliyetleri kapsamında, Türkiye sınırları içerisinde kişisel veri işleyen tüm gerçek kişi veri sorumluları genel kural olarak Sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Buna göre, Kanun hükümleri veya Kurul kararlarıyla istisna tutulanlar hariç olmak üzere tüm gerçek kişi veri sorumlularının Sicile kayıt olması gerekmektedir. SORU 13- VERİ SORUMLUSU OLAN TÜM TÜZEL KİŞİLERİN SİCİLE KAYIT OLMASI GEREKİR Mİ? CEVAP 13- Faaliyetleri kapsamında, Türkiye sınırları içerisinde kişisel veri işleyen tüm tüzel kişiler genel kural olarak Sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Buna göre, Kanun hükümleri veya Kurul kararlarıyla istisna tutulanlar hariç olmak üzere tüm tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt olması gerekmektedir. SORU 14- KURUL KARARLARINDAKİ “YILLIK ÇALIŞAN SAYISI” NASIL HESAPLANIR? CEVAP 14- Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer bazı kriterlerle birlikte “yıllık çalışan sayısı” kriteri de dikkate alınmıştır. Bu kararlarda yer alan yıllık çalışan sayısının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisindeki 12 aydan en az 7’sinin her birinde veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan 29 30 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içerisinde olmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir.

29 30 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içerisinde olmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir. Buna göre, bir veri sorumlusu 2017 yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumu’na vermiş olduğu Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7'sinin her birinde bildirmiş olduğu çalışan sayısının 50 ve üzeri olması halinde kayıt yükümlülüğü 01.10.2018 tarihinde başlamış olacaktır. Öte yandan, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumlularına ilişkin olarak 04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı kararda yer verilen yıllık çalışan sayısı da benzer şekilde hesaplanacaktır. SORU 15- KURUL KARARLARINDAKİ “YILLIK MALİ BİLANÇO TOPLAMI” NASIL HESAPLANIR? CEVAP 15- Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer bazı kriterlerle birlikte “yıllık mali bilanço toplamı” kriteri de dikkate alınmıştır. Bu Kararlarda yer alan yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir. Buna göre veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır. 30 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 31 31 32 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır. 30 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 31 31 32 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 16- SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNE İLİŞKİN OLARAK CİRO YA DA SATIŞ HASILATI BİLGİSİ DİKKATE ALINIR MI? CEVAP 16- Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer bazı kriterlerle birlikte “yıllık mali bilanço toplamı” kriteri de dikkate alınmıştır. Bu kararlarda yer alan yıllık mali bilanço toplamı ifadesinden, bilanço usulüne göre defter tutanların yetkili kamu kurumuna verdiği yıllık gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam dikkate alınacaktır. Dolayısıyla, bilanço usulüne göre defter tutanların, ciro ya da net satış / brüt satış hasılatı bilgisi dikkate alınmayacaktır. SORU 17- VERBİS’E HANGİ BİLGİLERİN GİRİŞİ YAPILMALIDIR? CEVAP 17- VERBİS’e aşağıdaki bilgilerin girilmesi gerekmektedir: a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgilerine ilişkin Kurul tarafından belirlenecek başvuru formunda yer alan bilgiler, b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar, ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler, e) Kanun’un 12'nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler, 32 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 33 f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi.

belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler, 32 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 33 f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi. SORU 18- VERİ SORUMLULARININ İŞLEDİĞİ TÜM VERİLER VERBİS’E KAYDOLMALI MIDIR? CEVAP 18- Veri sorumlularınca VERBİS’e kayıtta girilecek bilgiler; kişisel verileri işlenmiş olan gerçek kişilere ait kişisel veriler değil, veri sorumlularının işlemekte oldukları verilere ilişkin üst başlıklar halinde gösterilen kategorik bazdaki bilgiler olacaktır. Örneğin bir kamu kurumu, kurumu ziyarete gelen gerçek kişilerin, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek suretiyle ad, soyad, telefon numarası, T.C. kimlik numarası, plaka numarası gibi bazı kişisel verilerini işlemektedir. Bu durumda VERBİS’e; gerçek kişilere ait ad, soyad, telefon numarası, T.C. kimlik numarası, plaka numarası gibi verileri değil bunların üst kategorisi olan ve zaten VERBİS’te de seçimlik alan olarak yer alan “kimlik kategorisi” ve “iletişim kategorisi” işlediğine dair bilgi girişi yapacaktır. SORU 19- VERBİS NEDEN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMAKTADIR? CEVAP 19- Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerce verileri üzerinde kontrolün sağlanabilmesi, kişisel verilerini işlediği gerçek kişilere her zaman hesap verebilir olması ve şeffaflık ilkeleri gereği VERBİS’e girilen bilgilerin görüntülenebilmesi ve varsa ihlalin tespiti için Kanun, kamuya açıklık ilkesini benimsemiştir. 33 34 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

gerçek kişilere her zaman hesap verebilir olması ve şeffaflık ilkeleri gereği VERBİS’e girilen bilgilerin görüntülenebilmesi ve varsa ihlalin tespiti için Kanun, kamuya açıklık ilkesini benimsemiştir. 33 34 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Örneğin bir kişi, bir veri sorumlusu tarafından kendisiyle ilgili kişisel verinin Kanunumuzda sayılan şartlar olmadığı halde işlendiğini düşünüyorsa bu durumda www.kvkk.gov. tr adresinde, VERBİS ana sayfa içerisindeki “Sicil Sorgulama” bölümünden bunu görüntüleyebilecektir. Bunun için, veri sorumlusunun ad/unvan bilgisinin sisteme girilmesi gerekmekte olup eğer veri sorumlusu VERBİS’e kayıt olmuşsa buradan söz konusu kişisel veri kategorisini işleyip işlemediği, işleme amacı, saklama süresi, aktarıma ilişkin hususlar ve aldığı güvenlik tedbirleri görülebilecektir. Veri sorumlusu bu kategoride bir veri işlediğini belirtmemişse veya işlendiği belirtilen veri kategorisinin işleme amacıyla örtüşmediğini düşünüyorsa bu durumda önce veri sorumlusuna başvuracak, veri sorumlusunun vereceği cevaba göre de gerek duyması halinde Kurulumuza şikâyette bulunulabilecektir. Bu kontrol mekanizması sayesinde, veri sorumlularının gelişigüzel veri işlemesinin önüne geçilmesi ve sadece Kanunda belirtilen işleme şartları mevcut olan kategorik bazda kişisel verilerin işlenmesi sağlanmış olacaktır. Bu da, VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik anlamında iki önemli özelliğini ön plana çıkarmaktadır. 34 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 35 SORU 20- VERBİS’İN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMASI NEDENİYLE KİŞİSEL VERİLER DE KAMUYA AÇIK HALE GELMİŞ OLUR MU?

ön plana çıkarmaktadır. 34 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 35 SORU 20- VERBİS’İN KAMUYA AÇIK OLARAK TUTULMASI NEDENİYLE KİŞİSEL VERİLER DE KAMUYA AÇIK HALE GELMİŞ OLUR MU? CEVAP 20- VERBİS’te yer alacak bilgiler kamuya açık olmakla birlikte, bu bilgiler kişilere ait bilgiler değil kategorik bazda üst başlıklar halinde bilgilerdir. Kişisel veri işlemekte olan veri sorumluları, bu kişisel verilere ait veri kategorileri ve bu veri kategorileriyle yapılan işlemlerle ilgili olarak VERBİS’e bilgi girişi yapacaktır. Kamuya açık olan bu veriler tek tek kişilere ait veriler değil kategorik bazda veriler olduğundan kişisel verilerimiz kamuya açık hale gelmiş olmayacaktır. SORU 21- VERBİS KONUSUNDA DETAYLI BİLGİ NEREDEN ALINABİLİR? CEVAP 21- Kurumumuzun resmi internet sayfası olan www. kvkk. gov.tr adresinde bulunan VERBİS ana sayfadaki Kılavuz aracılığıyla detaylı bilgi edinilebilecektir. Ayrıca, KVKK Bilgi Danışma Merkezi olarak görev yapan ALO 198 Veri Koruma Hattına VERBİS hakkında teknik ve hukuki konularda Türkiye’nin her yerinden GSM ayrımı olmaksızın ücretsiz olarak ulaşılabilecek ve bilgi alınabilecektir. SORU 22- VERBİS’E KAYIT İÇİN ÜCRET TALEP EDİLMEKTE MİDİR? CEVAP 22- VERBİS’e kayıt olmak için herhangi bir ücret ödenmesi gerekmemektedir. 35 36 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 23- BAŞVURU FORMU KEP ÜZERİNDEN İLETİLMİŞSE AYRICA ISLAK İMZALI OLARAK DA GÖNDERİLMESİ GEREKİR Mİ?

ödenmesi gerekmemektedir. 35 36 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 23- BAŞVURU FORMU KEP ÜZERİNDEN İLETİLMİŞSE AYRICA ISLAK İMZALI OLARAK DA GÖNDERİLMESİ GEREKİR Mİ? CEVAP 23- Kayıt başvurusu sırasında sistemden oluşturulan PDF formatındaki başvuru formunun veri sorumlusunun KEP adresi üzerinden (“Konu” kısmında “başvuru no” belirtilerek) Kurumumuzun kvkk.verbis@hs01.kep.tr adresine iletilmesi yeterli olacaktır. Ayrıca ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü belge olarak da Kurumumuza iletilmesine gerek bulunmamaktadır. SORU 24- KULLANICI ADIMI UNUTTUM. NASIL ÖĞRENEBİLİRİM? CEVAP 24- Kullanıcı adı, veri sorumlusunun başvuru formunda belirttiği elektronik posta adresine Kurumumuzca gönderilen elektronik postaya bakılmak suretiyle öğrenilebilir. Ancak “kullanıcı adı” bilgisine; iletilmiş olan bu elektronik postanın silinmesi gibi nedenlerle ulaşılamıyorsa, aynı elektronik postanın tekrar iletilmesi için, VERBİS ana sayfada yer alan “Parolamı Unuttum” butonu tıklanır. Ekrana gelen alanda “Kullanıcı Adı/VKN/TCKN” ile başvuru formunda belirtilmiş olan elektronik posta adresinin girişi yapılır, sistem tarafından daha önceki “Kullanıcı Adı” ve yeni oluşturulan “Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan elektronik posta adresine yeniden iletilir. 36 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 37

belirtilmiş olan elektronik posta adresinin girişi yapılır, sistem tarafından daha önceki “Kullanıcı Adı” ve yeni oluşturulan “Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan elektronik posta adresine yeniden iletilir. 36 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 37 SORU 25- PAROLA UNUTULMASI HALİNDE NASIL ÖĞRENİLEBİLİR? CEVAP 25- Parolanın unutulması halinde, veri sorumlusunun başvuru formunda belirttiği elektronik posta adresine Kurumumuzca gönderilen elektronik postaya bakılmak suretiyle öğrenilebilir. Ancak “parola” bilgisine; iletilmiş olan bu elektronik postanın silinmesi gibi nedenlerle ulaşılamıyorsa, aynı elektronik postanın tekrar iletilmesi için, VERBİS ana sayfada yer alan “Parolamı Unuttum” butonu tıklanır. Ekrana gelen alanda “Kullanıcı Adı/VKN/TCKN” ile başvuru formunda belirtilmiş olan elektronik posta adresinin girişi yapılır, sistem tarafından daha önceki “Kullanıcı Adı” ve yeni oluşturulan “Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan elektronik posta adresine iletilir. SORU 26- KULLANICI ADI DEĞİŞTİRİLEBİLİR Mİ? CEVAP 26- Veri sorumlusunun, PDF formatındaki başvuru formunda belirtmiş olduğu elektronik posta adresine Kurumumuzca gönderilen elektronik postada yer alan “Kullanıcı Adı”, o veri sorumlusu için değişmez ve sadece o veri sorumlusuna özel, tekil bir kullanıcı adıdır. Bu yüzden değiştirilememektedir. 37 38 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 39

Kurumumuzca gönderilen elektronik postada yer alan “Kullanıcı Adı”, o veri sorumlusu için değişmez ve sadece o veri sorumlusuna özel, tekil bir kullanıcı adıdır. Bu yüzden değiştirilememektedir. 37 38 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 39 SORU 27- PAROLA NASIL DEĞİŞTİRİLEBİLİR? CEVAP 27- Parola değişikliği yapılmak istenmesi halinde, VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. Sol tarafta yer alan “Parola Değiştirme” menüsü kullanılarak parola değişikliği yapılabilir. SORU 28- BAŞVURU FORMUNDA HATALI GİRİLEN BİLGİLER NASIL DÜZELTİLEBİLİR? CEVAP 28- PDF formatındaki başvuru formunun elden, posta veya KEP ile iletilmesinden sonra, formda yer alan adres veya telefon bilgilerinin yanlış yazıldığı veri sorumlusunca anlaşılırsa, “Kullanıcı Adı ve Parola” ile giriş yapılır. Sol tarafta yer alan “Veri Sorumlusu Bilgi Güncelleme” sekmesi işaretlenir ve ilgili bilgilerde güncelleme yapılabilir. Ancak, formda yer alan elektronik posta adresi bilgisi, veri sorumlusunu tespit eden tekil bilgilerden olması nedeniyle elektronik posta adresi bilgisinin güncellenmesi veri sorumlusunca değil sadece Kurum tarafından gerçekleştirilebilecektir. SORU 29- BAŞVURU FORMUNDA ELEKTRONİK POSTA ADRESİ HATALI BİLDİRİLMİŞSE DEĞİŞTİRMEK İÇİN NE YAPILMALIDIR? CEVAP 29- PDF formatındaki başvuru formunun elden, posta veya KEP ile iletilmesinden sonra, formda yer alan elektronik posta adresinin yanlış yazıldığı veri sorumlusunca anlaşılırsa, konuyu özetleyen ve doğru elektronik posta adresini de içeren 39 40 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

veya KEP ile iletilmesinden sonra, formda yer alan elektronik posta adresinin yanlış yazıldığı veri sorumlusunca anlaşılırsa, konuyu özetleyen ve doğru elektronik posta adresini de içeren 39 40 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) bir yazı hazırlanır. Islak imzalı belge olarak Kurumun posta adresine iletilebilir, elden getirilebilir veya varsa KEP adresi üzerinden Kurumun kvkk.verbis@hs01.kep.tr KEP adresine iletilir. Kurum tarafından ilgili bilgiler ışığında değerlendirme yapılır ve yazıda belirtilen hususların doğrulanması halinde yeni elektronik posta adresi sisteme kaydedilir ve “Kullanıcı Adı ve Parola” içeren elektronik posta, belirtilmiş olan yeni elektronik posta adresine iletilir. SORU 30- TÜZEL KİŞİLERDE VERİ SORUMLUSU KİMDİR? CEVAP 30- Tüzel kişilerde veri sorumlusu, görevlendirilen bir gerçek kişi değil tüzel kişiliğin bizzat kendisidir. Buna göre şirketlerde veri sorumlusu; şirket çalışanı, yöneticisi, patronu, yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, avukatı gibi şirketi temsil eden kişiler veya dışarıdan hizmet alınan kişiler değil, şirketin kendisidir. Ancak şirket, Kanun’un uygulanmasıyla ilgili iş ve işlemleri yerine getirme konusunda bu kişileri görevlendirebilir. Bu görevlendirme o kişinin veri sorumlusu olduğu anlamına gelmez. 40 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 41 SORU 31- İRTİBAT KİŞİSİ NASIL ATANIR? CEVAP 31- İrtibat kişisi, veri sorumlusu tarafından VERBİS içerisinde yer alan “Veri Sorumlusu Girişi > İrtibat Kişisi” menüsü aracılığıyla atanır. Veri Sorumlusu

SORU 31- İRTİBAT KİŞİSİ NASIL ATANIR? CEVAP 31- İrtibat kişisi, veri sorumlusu tarafından VERBİS içerisinde yer alan “Veri Sorumlusu Girişi > İrtibat Kişisi” menüsü aracılığıyla atanır. Veri Sorumlusu SORU 32- İRTİBAT KİŞİSİ, SİSTEME NASIL GİRİŞ YAPMALIDIR? CEVAP 32- Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS içerisinden “İrtibat Kişisi Girişi” butonu aracılığıyla sisteme girilir. SORU 33- İRTİBAT KİŞİSİ, KULLANICI ADI VE PAROLA GİRMELİ MİDİR? CEVAP 33- Atanan irtibat kişisi tarafından herhangi bir kullanıcı adı veya parola kullanılmayacak olup VERBİS içerisinden e-devlet şifresi ile girilecektir. SORU 34- İRTİBAT KİŞİSİ, GERÇEK KİŞİ OLMAK ZORUNDA MIDIR? CEVAP 34- İrtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır. 41 42 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 35- İRTİBAT KİŞİSİ 18 YAŞINDAN BÜYÜK OLMAK ZORUNDA MIDIR? CEVAP 35- Veri sorumlusu tarafından atanacak irtibat kişisi 18 yaşını doldurmuş olmalıdır. SORU 36- İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE CUMHURİYETİ VATANDAŞI OLMAK ZORUNDA MIDIR? CEVAP 36- İrtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır. SORU 37- İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE’DE YERLEŞİK OLMAK ZORUNDA MIDIR?

OLMAK ZORUNDA MIDIR? CEVAP 36- İrtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır. SORU 37- İRTİBAT KİŞİSİ TÜRKİYE’DE YERLEŞİK OLMAK ZORUNDA MIDIR? CEVAP 37-İrtibat kişisinin adres bilgisi girişi, sistem üzerinden Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün Ulusal Adres Veri Tabanına anlık bağlanılarak “adres kodu” (10 haneli) bilgisi tespit edilerek bilgi girişinin yapılması şeklinde gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle irtibat kişisinin Türkiye’de yerleşik gerçek kişi olması gerekmektedir. SORU 38- GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLUSU, KENDİSİNİ İRTİBAT KİŞİSİ ATAYABİLİR Mİ? CEVAP 38- Gerçek kişi veri sorumlusunun kendisini irtibat kişisi olarak ataması mümkündür. Örneğin kendi adına muayenehanesi olan bir doktorun kendisini irtibat kişisi olarak ataması mümkün olduğu gibi bir çalışanını ya da dışarıdan bir kişiyi irtibat kişisi ataması da mümkündür. 42 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 43 SORU 39- TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR, HERKES İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ?

42 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 43 SORU 39- TÜZEL KİŞİ VERİ SORUMLULARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR, HERKES İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ? CEVAP 39- Bir tüzel kişi veri sorumlusu, şirket içinden veya dışından bir kişiyi Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmak şartıyla irtibat kişisi olarak atayabilir. Örneğin bir şirket, yönetim kurulu üyesini veya insan kaynakları departmanında görevli bir çalışanını veya da dışarıdan bir avukatı Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olması kaydıyla 6698 sayılı Kanun'un uygulanmasıyla ilgili görevlendirmişse, bu görevlendirilen kişiyi aynı zamanda irtibat kişisi olarak da atayabilecektir. Buna engel bir durum söz konusu değildir. SORU 40- BİR GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLUSU, BAŞKA BİR VERİ SORUMLUSUNCA İRTİBAT KİŞİSİ OLARAK ATANABİLİR Mİ? CEVAP 40- Veri sorumlusu olan bir gerçek kişi, aktif olarak bir irtibat kişisi olmaması durumunda, başka bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanabilir. Örneğin gerçek kişi veri sorumlusu olan bir avukat, başka bir gerçek veya tüzel kişi veri sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak atanabilir. SORU 41- BİR KİŞİ BİRDEN FAZLA VERİ SORUMLUSUNUN İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ? CEVAP 41- Bir gerçek kişi birden fazla veri sorumlusunun aynı anda irtibat kişisi olamamaktadır. Bununla birlikte, Kişisel 43 44 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Verileri Koruma Kurulu tarafından alınan 16.07.2020 tarihli ve 2020/542 sayılı karar ile; bir gerçek kişinin, birden fazla yurt dışında yerleşik veri sorumlusu için irtibat kişisi olarak atanmasının uygun bulunduğuna karar verilmiştir.

Verileri Koruma Kurulu tarafından alınan 16.07.2020 tarihli ve 2020/542 sayılı karar ile; bir gerçek kişinin, birden fazla yurt dışında yerleşik veri sorumlusu için irtibat kişisi olarak atanmasının uygun bulunduğuna karar verilmiştir. SORU 42- BİR VERİ SORUMLUSUNUN BİRDEN FAZLA İRTİBAT KİŞİSİ OLABİLİR Mİ? CEVAP 42- Bir veri sorumlusunun birden fazla aktif irtibat kişisi olamaz. SORU 43- İRTİBAT KİŞİSİ VERİ SORUMLUSUNUN ÇALIŞANI OLMAK ZORUNDA MIDIR? CEVAP 43- İrtibat kişisinin, veri sorumlusunun çalışanı olması zorunlu değildir. Ancak irtibat kişisinin veri sorumlusuna ait bildirimin girişini yapabilmesi için veri sorumlusunun kişisel veri işleme faaliyetlerine ait bilgiyi haiz olması önem arz etmektedir. SORU 44- VERİ SORUMLUSU, İRTİBAT KİŞİSİNİ DEĞİŞTİREBİLİR Mİ? CEVAP 44- Veri sorumlusu tarafından istenildiği zaman irtibat kişisi değişikliği yapılması mümkündür. Bunun için veri sorumlusu “Veri Sorumlusu Girişi” butonunu tıklar, sol tarafta yer alan “İrtibat Kişisi” menüsünü seçer, sağ tarafta yer alan “İrtibat Kişisini Değiştir” butonunu tıklar, yeni bir irtibat kişisi ataması halinde mevcut irtibat kişisi pasife alınır. 44 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 45 SORU 45- İRTİBAT KİŞİSİ DEĞİŞTİRİLDİĞİNDE NE YAPILMALIDIR?

ataması halinde mevcut irtibat kişisi pasife alınır. 44 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 45 SORU 45- İRTİBAT KİŞİSİ DEĞİŞTİRİLDİĞİNDE NE YAPILMALIDIR? CEVAP 45- Bildirim düzenleme veya onaylayarak gönderme işlemi tamamlanmadan yarıda bırakılması halinde, yeni atanan irtibat kişisi tarafından sisteme giriş yapılarak kalınan yerden devam edilebilir. Yeni atanacak irtibat kişisi kendi e-devlet şifresi ile giriş yaparak bilgi girişi yapmaya devam edebilecektir. SORU 46- YURT DIŞINDA YERLEŞİK VERİ SORUMLUSU, YURT DIŞINDA YERLEŞİK BİR VERİ SORUMLUSU TEMSİLCİSİ ATAYABİLİR Mİ? CEVAP 46- Yurt dışında yerleşik olan bir veri sorumlusu, Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişiyi veya Türkiye’de yerleşik Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişiyi veri sorumlusu temsilcisi olarak atayabilir. SORU 47- BİLDİRİM TAMAMLANMADAN SİSTEMDEN ÇIKILMASI HALİNDE KALINAN YERDEN DEVAM EDİLEBİLİR Mİ? CEVAP 47- Herhangi bir nedenle, bildirim düzenleme veya onaylayarak gönderme işlemini tamamlamadan sistemden çıkılması halinde, daha sonra sisteme giriş yapılarak kalınan yerden devam edilmesine imkân sağlanmaktadır. SORU 48- KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN SONA ERMESİ HALİNDE SİCİL KAYDININ SİSTEMDEN SİLİNMESİ GEREKİR Mİ? CEVAP 48- Sicil kamuya açık olarak tutulacağından, veri sorumlusunun kişisel veri işlemeye devam etmemesi halinde, veri sorumlusunca VERBİS üzerinden “Sicilden silme” talebinde bulunulması mümkündür. 45 46 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) VERBİS üzerinden silme talebi gönderilmesi akabinde ayrıca Kuruma resmi bir yazı yazılarak işlemin gerekçesi belirtilmeli ve Kurum tarafından onaylanmasının sağlanması gerekmektedir.

bulunulması mümkündür. 45 46 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) VERBİS üzerinden silme talebi gönderilmesi akabinde ayrıca Kuruma resmi bir yazı yazılarak işlemin gerekçesi belirtilmeli ve Kurum tarafından onaylanmasının sağlanması gerekmektedir. SORU 49- SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNDEN İSTİSNA OLAN VERİ SORUMLULARI YİNE DE KAYIT OLABİLİRLER Mİ? CEVAP 49- Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olan veri sorumluları, istemeleri halinde VERBİS’e kayıt olabilirler. SORU 50- VERİ SORUMLUSU, İRTİBAT KİŞİSİNİN DÜZENLEDİĞİ BİLDİRİMLERİ KONTROL EDEBİLİR Mİ? CEVAP 50- Veri sorumlusu, irtibat kişisi tarafından girilen tüm bilgileri dilediği zaman kontrol edebilir. Bunun için önce VERBİS ana sayfadan “Veri Sorumlusu Girişi” butonu aracılığıyla “Kullanıcı Adı” ve “Parola” bilgisini girer, “Bildirim” sekmesinde sağ üst tarafta yer alan “İşlem Geçmişi” butonuna tıklar. İrtibat kişisi tarafından girilmiş olan tüm bilgileri tarih/ saat/dakika ayrıntısı ile görüntüleyebilir. SORU 51- KURULUN İSTİSNAYA İLİŞKİN KARARLARI YURT DIŞINDA YERLEŞİK VERİ SORUMLULARI İÇİN DE GEÇERLİ MİDİR? CEVAP 51- Kurulun 2018/88 sayılı kararı gereği yurt dışında yerleşik tüm gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğü başlama tarihi 01.10.2018 olarak belirlenmiştir. Buna göre, yurt dışında yerleşik veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğü ve başlama tarihi tespitinde yıllık çalışan sayısı, mali bilanço toplamı veya ana faaliyet konusunun özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı bilgisi dikkate alınmamaktadır. 46 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 47

tespitinde yıllık çalışan sayısı, mali bilanço toplamı veya ana faaliyet konusunun özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı bilgisi dikkate alınmamaktadır. 46 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 47 SORU 52- SİCİLE KAYITLI BİLGİLERDE DEĞİŞİKLİK OLMASI HALİNDE BU DEĞİŞİKLİK NE ZAMAN BİLDİRİLMELİDİR? CEVAP 52- Yönetmeliğin 13'üncü maddesine göre, Sicile kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içinde, VERBİS üzerinden bilgi girişinin yapılması gerekmektedir. SORU 53- HERHANGİ BİR FİİLİ, TEKNİK YA DA HUKUKİ İMKÂNSIZLIK NEDENİYLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLEMEMESİ HALİNDE NE YAPILMALIDIR? CEVAP 53- Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8’inci maddesi gereği kayıt yükümlülüğü altında bulunan veri sorumluları, herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle kayıt yükümlülüklerini yerine getirememesi hâlinde, bu imkânsızlığın ortaya çıktığı tarihten itibaren en geç 7 iş günü içerisinde Kuruma yazılı olarak başvurmalı ve gerekçesini belirtmek şartıyla kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek için Kurumdan ek süre talep etmelidir. Kurum, bir defaya mahsus olmak ve her hâlde otuz günü geçmemek üzere ek süre verebilir. SORU 54- GERÇEK VEYA ÖZEL HUKUK TÜZEL KİŞİLERİNİN SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR? CEVAP 54- Kanun'un 18'inci maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde “… Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.” hükmü yer almakta olduğundan bu durumda anılan yaptırım uygulanacaktır. 47

“… Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.” hükmü yer almakta olduğundan bu durumda anılan yaptırım uygulanacaktır. 47 48 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) 48 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 49 SORU 55- KAMU KURUMLARININ SİCİLE KAYIT OLMAMASI HALİNDE BİR YAPTIRIM ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR? CEVAP 55- Kanun’un 18'inci maddesinin dördüncü fıkrasına göre “… eylemlerin kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi hâlin- de, Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapanlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve sonucu Kurula bildirilir.” hükmü uyarınca yaptırım uygulanacaktır. SORU 56- BAŞVURU FORMUNUN KURUMA İLETİLİP İLETİLMEDİĞİ HUSUSUNDA SORUMLULUK KİMDEDİR? CEVAP 56- Başvuru formunun oluşturulması ve ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü belge olarak posta yoluyla veya elden ya da KEP aracılığıyla Kuruma iletilmesi hususunda sorumluluk, veri sorumlusundadır. SORU 57- İLETİŞİM ADRESİ OLARAK KEP ADRESİ KULLANILABİLİR Mİ? CEVAP 57- Başvuru formunun sistem üzerinden oluşturulması sırasında ilgili ekranda gösterilen uyarı metninde de ifade edildiği üzere Kurum ile iletişim başvuru formunda belirtilen elektronik posta üzerinden olacaktır. Tüm veri sorumlularının KEP adresi alma zorunluluğu olmaması nedeniyle, isteğe bağlı olarak sadece başvuru formunun Kuruma iletilmesi için KEP adresi kullanılacaktır. 49 50 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

elektronik posta üzerinden olacaktır. Tüm veri sorumlularının KEP adresi alma zorunluluğu olmaması nedeniyle, isteğe bağlı olarak sadece başvuru formunun Kuruma iletilmesi için KEP adresi kullanılacaktır. 49 50 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 58- BİR VERİ SORUMLUSU VERBİS’E BİRDEN FAZLA KAYIT YAPTIRABİLİR Mİ? CEVAP 58- Bir veri sorumlusu adına VERBİS üzerinden birden fazla kayıt yapılamamaktadır. SORU 59- SİCİL KAYDI SİLİNMİŞ OLAN VERİ SORUMLUSU, YENİDEN KAYIT YÜKÜMLÜSÜ HALİNE GELDİĞİNDE TEKRAR KAYIT OLMALI MIDIR? CEVAP 59- Silinmiş olan Sicil kayıtları pasife alındığından yeniden kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumlusunun kaydını aktif hale getirmesi gerekmektedir. Bunun için daha önce kendisine gönderilmiş olan kullanıcı adı ve parola bilgisi ile sisteme yeniden giriş yapması, VERBİS sayfasında sol üstte yer alan “Kayıt Aktifleştirme” butonuna tıklayarak bilgi formunda gerekli güncellemeleri sağlaması ve kayıt aktifleştirme talebini Kuruma göndermesi gerekmektedir. Bu aşamada Kuruma ayrıca resmi yazı yazılması ise gerekli değildir. Kayıt aktifleştirme talebinin onaylanması durumunda, ilgili veri sorumlusunun VERBİS kaydı aktif hâle getirilir. Ancak bu aşamada bildirim süreci henüz tamamlanmamıştır. Veri sorumlusu tarafından bildirim işlemlerinin yapılabilmesi için mevcut kullanıcı adı ve parolası ile sisteme giriş yapılması akabinde, kaydının pasife alınması sürecinde irtibat kişisi de pasife alındığından, bildirim işlemlerinin tamamlanmasını teminen yeniden bir irtibat kişisi atanması gerekmektedir. 50 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 51

akabinde, kaydının pasife alınması sürecinde irtibat kişisi de pasife alındığından, bildirim işlemlerinin tamamlanmasını teminen yeniden bir irtibat kişisi atanması gerekmektedir. 50 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 51 SORU 60- KİŞİSEL VERİLER SADECE KÂĞIT ORTAMINDA TUTULUYORSA SİCİLE KAYIT ZORUNLULUĞU VAR MIDIR? CEVAP 60- 2018/32 sayılı Kurul Kararında, “Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler” Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuşlardır. Bu kapsamda, yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işlenmesi halinde Sicile kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır. SORU 61- KAMU KURUM VE KURULUŞLARINDA İRTİBAT KİŞİSİ KİM OLMALIDIR? CEVAP 61- Kanun’un Geçici 1'inci maddesinde; kamu kurum ve kuruluşlarında, Kanun’un uygulanmasıyla ilgili koordinasyonu sağlamak üzere bir üst düzey yönetici atanması gerektiği hükmü, Yönetmeliğin 11'inci maddesinde de “kamu kurum ve kuruluşlarında irtibat kişisi, üst düzey yönetici tarafından Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla belirlenerek Sicile kaydı yapılan daire başkanı veya üstü yöneticidir.” hükmü yer almaktadır. Buna göre söz konusu koordinasyon görevlisi tarafından, kamu kurumları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğü başlama tarihi olan 01.04.2019 tarihinden itibaren, o kurumda en az daire başkanı düzeyinde görev yapan bir yöneticinin irtibat kişisi olarak atanması gerekmektedir. 51 52 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 62-VERBİS'E KAYIT OLDUKTAN SONRA İRTİBAT KİŞİSİ ATAMAK ZORUNLU MUDUR?

düzeyinde görev yapan bir yöneticinin irtibat kişisi olarak atanması gerekmektedir. 51 52 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) SORU 62-VERBİS'E KAYIT OLDUKTAN SONRA İRTİBAT KİŞİSİ ATAMAK ZORUNLU MUDUR? CEVAP 62- Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 4’üncü maddesinde, “irtibat kişisi” tanımlanmış, aynı Yönetmeliğin 9’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde kayıt yükümlülüğü kapsamında irtibat kişisinin bilgilerinin girilmesinin gerekli olduğu vurgulanmış olduğundan veri sorumlusunca bir irtibat kişisi atanmak durumundadır. SORU 63- VERBİS’E GİRİLMESİ GEREKEN ADRES NUMARASI NEREDEN ÖĞRENİLEBİLİR? CEVAP 63- Başvuru formu oluşturulurken ya da irtibat kişisi için profil tanımlama bölümünde yer alan adres girişi ekranında bulunan link üzerinden adrese bağlı olan adres numarası temin edilebilecektir. Bu ekrana T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü resmi internet sitesinden (https://www.nvi. gov.tr/) ulaşılabilmektedir. SORU 64- BAŞVURU FORMU OLUŞTURURKEN ADRES BİLGİSİ SİSTEMDE YER ALMIYORSA ADRES BİLGİSİ GİRİŞİ NASIL YAPILABİLİR? CEVAP 64- Başvuru formu oluşturulurken veya irtibat kişisinin profil tanımlama işlemi sırasında giriş yapılacak adres bilgisi, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nün adres kayıt sistemine ait veri tabanına anlık olarak bağlanılmak suretiyle ekran üzerinden girilmektedir. Bu nedenle, adresin sistemde 52 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 53

Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nün adres kayıt sistemine ait veri tabanına anlık olarak bağlanılmak suretiyle ekran üzerinden girilmektedir. Bu nedenle, adresin sistemde 52 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 53 bulunamaması halinde “adres kayıt sistemi veri tabanında” o adresin kaydının bulunmadığı anlaşılmaktadır. Adresin sistemde yer alması için, giriş yapılacak adres işyeri ise adresin bağlı olduğu belediyenin numarataj servisine, mesken ise adresin bağlı olduğu nüfus ve vatandaşlık müdürlüğüne başvurarak ilgili adresin adres numarası kaydının yapılması gerekmektedir. SORU 65- BAŞVURU FORMU OLUŞTURURKEN AYNI ADRESE BİRDEN FAZLA VERİ SORUMLUSU GİRİŞ YAPABİLİR Mİ? CEVAP 65- Aynı adreste birden fazla veri sorumlusunun bulunması mümkündür. Bu veri sorumlularının yerleşim yeri olarak aynı adresi bildirmesinde mevzuatımız açısından herhangi bir engel bulunmadığından aynı adres bildirilebilecektir. SORU 66- KURUM TARAFINDAN KULLANICI ADI VE PAROLANIN GÖNDERİLMESİ KONUSUNDA HERHANGİ BİR SÜRE VAR MIDIR? CEVAP 66- Kuruma elden, postayla/kargoyla veya KEP ile gönderilen başvuru formları, Kurum tarafından değerlendirildikten sonra, başvuru formunda belirtilmiş olan e-posta adresine kullanıcı adı ve parola iletilmektedir. Bunun için herhangi bir süre bulunmamaktadır. SORU 67- KEP ÜZERİNDEN GÖNDERİLEN BAŞVURU FORMLARININ KURUMA ULAŞIP ULAŞMADIĞI NASIL KONTROL EDİLEBİLİR? CEVAP 67- Kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin 53 54 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

KURUMA ULAŞIP ULAŞMADIĞI NASIL KONTROL EDİLEBİLİR? CEVAP 67- Kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin 53 54 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlanmaktadır. Bu kapsamda KEP ile iletilen elektronik postanın ne zaman, kim tarafından, hangi KEP hizmet sağlayıcı tarafından gönderildiği, hangi KEP hizmet sağlayıcı tarafından kabul edildiği, kimin posta kutusuna ne zaman teslim edildiği, ne zaman kim tarafından açıldığı ve okunduğu ile ilgili bilgiler KEP delili içerisinde bulunmaktadır. Başvuru formunun teslim edilip edilmediğine dair bilgi, ilgili KEP hizmet sağlayıcısından öğrenilebilecektir. SORU 68- KAMU KURUMU, “YURT İÇİNDE YERLEŞİK TÜZEL/ GERÇEK KİŞİ” ALANINDAN KAYIT YAPTIRMIŞSA YAPTIRIM UYGULANIR MI? CEVAP 68- Kamu kurumlarının Sicile kayıt yükümlülüğü başlama tarihi, Kurul tarafından 01.04.2019 olarak belirlenmiş olup bu tarihten itibaren VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Girişi” alanından “Kamu Kurumu” butonu seçilerek kayıt işlemlerine başlanılmalıdır. Bu kapsamda, Kanun'un Geçici 1'inci maddesi gereği öncelikle Kanun'un uygulanmasıyla ilgili koordinasyon sağlamak üzere bir üst düzey yönetici belirlenmesi ve 01.04.2019 tarihinden itibaren de “Kamu Kurumu” butonu ile giriş yapılarak söz konusu koordinasyon görevlisi tarafından giriş yapılması gerekmektedir. Bir kamu kurumu, Yurt İçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi alanından kayıt yapması halinde kayıt yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılmayacağından bu durumda olanların 01.04.2019 tarihinden itibaren “Kamu Kurumu” alanından tekrar giriş yapması gerekmektedir. 54 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 55

alanından kayıt yapması halinde kayıt yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılmayacağından bu durumda olanların 01.04.2019 tarihinden itibaren “Kamu Kurumu” alanından tekrar giriş yapması gerekmektedir. 54 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 55 SORU 69- VERBİS’E BİLGİ GİRİŞİNDE, İŞLENEN VERİ KATEGORİSİ EKRANDA YOKSA NE YAPILABİLİR? CEVAP 69-VERBİS’te yer alan veri kategorileri Kurul tarafından veri sorumluları için kolaylık sağlaması bakımından bazı veriler için üst başlıklar hâlinde belirlenerek ilgili ekranlarda listelenmiştir. Bunlar arasında, kaydının yapılması istenilen bir veri kategorisi yok ise “Diğer Bilgiler” kısmından yeni veri kategorisi manuel olarak eklenebilmektedir. Bu şekildeki ekleme imkânı, sadece “Veri Kategorisi” için değil “İşleme Amaçları”, “Alıcılar”, “Kişi Grupları”, “Güvenlik Tedbirleri” ekranları için de geçerlidir. SORU 70- VERBİS’E GİRİŞTE, SAKLAMA SÜRESİ BELİRLERKEN AYNI KATEGORİDE FARKLI SAKLAMA SÜRELERİNİN BULUNMASI HALİNDE HANGİ SÜRE YAZILMALIDIR? CEVAP 70- Aynı veri kategorisinde birden fazla saklama süresi bulunmakta ise, veri sorumlusunca bu sürelerden en uzun olanının bildirimde kaydedilmesi gerekmektedir. VERBİS’te, saklama süresinin seçimi ile ilgili ekranda da bu konuda uyarı notu yer almaktadır. SORU 71- VERBİS’E GİRİŞTE, VERGİ KİMLİK NUMARASI VE VERGİ DAİRESİ SEÇİMİNDE HATA UYARISI GELİYORSA NE YAPILMALIDIR? CEVAP 71- Başvuru formu oluşturulurken tüzel kişiler için vergi kimlik numarası ve vergi dairesi girişinin yapılması gerekmektedir. Vergi kimlik numarası ve vergi dairesi bilgisi, Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanından anlık olarak sorgulanmaktadır. 55 56 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

vergi kimlik numarası ve vergi dairesi girişinin yapılması gerekmektedir. Vergi kimlik numarası ve vergi dairesi bilgisi, Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanından anlık olarak sorgulanmaktadır. 55 56 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) Buna göre, başvuru formu doldurulurken ilgili bilgilerin girişi için yapılan sorgu anında, söz konusu veri sorumlusu için Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanında hangi bilgi varsa o bilgi sorgulanmaktadır. Bir hata uyarısı alınması halinde öncelikle doğru bilgi girişi yapıldığından emin olunması, doğru bilgi girişi yapılmışsa bu hatanın düzeltilmesi için ilgili vergi dairesi ile iletişime geçilmesi gerekmektedir. SORU 72- VERBİS’E GİRİŞTE, AD/SOYADA AİT YANLIŞ BİLGİ GELİYORSA NE YAPILMALIDIR? CEVAP 72- Başvuru formu oluşturulurken gerçek kişiler için T.C. kimlik numarası girişinin yapılması gerekmektedir. T.C. kimlik numarası, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün MERNİS veri tabanından anlık olarak sorgulanmaktadır. Sorgulama sonucunda ekrana gelen ad veya soyad bilgisinde bir hata veya yanlışlık olduğu düşünülüyorsa öncelikle doğru bilgi girişi yapıldığından emin olunması, doğru bilgi girişi yapılmışsa bu hatanın düzeltilmesi için ilgili nüfus müdürlüğü ile iletişime geçilmesi gerekmektedir. SORU 73- İRTİBAT KİŞİSİ KAYDI ESNASINDA T.C. KİMLİK NUMARASINA KARŞILIK YANLIŞ AD/SOYAD BİLGİSİ GELİYORSA NE YAPILMALIDIR? CEVAP 73- İrtibat kişisi kaydı yapılırken veya profil güncelleme yapılırken T.C. kimlik numarası girişinin yapılması gerekmektedir. T.C. kimlik numarası, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün MERNİS veri tabanından anlık olarak 56 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 57

güncelleme yapılırken T.C. kimlik numarası girişinin yapılması gerekmektedir. T.C. kimlik numarası, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün MERNİS veri tabanından anlık olarak 56 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 57 sorgulanmaktadır. Sorgulama sonucunda ekrana gelen ad veya soyad bilgisinde bir hata veya yanlışlık olduğu düşünülüyorsa öncelikle doğru bilgi girişi yapıldığından emin olunması, doğru bilgi girişi yapılmışsa bu hatanın düzeltilmesi için ilgili nüfus müdürlüğü ile iletişime geçilmesi gerekmektedir. SORU 74- İSTİSNA OLMADIĞI HALDE KAYIT YAPTIRMAYAN VERİ SORUMLULARININ TESPİTİ KURUM TARAFINDAN YAPILACAK MIDIR? CEVAP 74- İstisna kapsamında olmadığı halde, Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularının tespiti Kurumumuzca yapılacaktır. SORU 75- İSTİSNA OLMADIĞI HALDE KAYIT YAPTIRMAYAN VERİ SORUMLULARI TESPİT EDİLİRSE YAPTIRIM UYGULANACAK MI? CEVAP 75- Kanun’un 18'nci maddesinin birinci fıkrasında “Bu Kanunun, 16'ncı maddesinde öngörülen Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar, idari para cezası verilir.” hükmü dördüncü fıkrasında ise “… eylemlerin kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi hâlinde, Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev 57 58 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS)

Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev 57 58 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) yapanlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve sonucu Kurula bildirilir.” yer almaktadır. Bu durumda olan veri sorumluları için Kurul tarafından ilgili idari yaptırım uygulanacaktır. SORU 76- SİCİLE HER YIL TEKRAR BAŞVURU YAPILMASI GEREKİR Mİ? CEVAP 76- Hayır. Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi akabinde, sadece girilen bilgilerde değişiklik meydana gelmesi halinde güncelleme yapılması gerekmektedir. Bunun haricinde her yıl tekrar tekrar kayıt yapılması gibi bir durum söz konusu değildir. SORU 77- VERBİS, TÜM WEB TARAYICILAR ÜZERİNDE ÇALIŞIR MI? CEVAP 77- Evet. VERBİS’e, tüm web tarayıcılardan www.kvkk.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılabilecektir. SORU 78- BAŞVURU FORMU KURUMA GÖNDERİLMESİNE RAĞMEN HENÜZ KULLANICI ADI VE PAROLA GELMEDİYSE NE YAPILMALIDIR? CEVAP 78- Başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine başvuru sırasında Kurumumuzca iletilmiş olan e-postada da bahsedildiği üzere başvuru formu, Kurumumuzca değerlendirilecek ve onaylanması akabinde aynı elektronik posta adresine kullanıcı adı ve parola oluşturularak gönderilecektir. 58 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 59

e-postada da bahsedildiği üzere başvuru formu, Kurumumuzca değerlendirilecek ve onaylanması akabinde aynı elektronik posta adresine kullanıcı adı ve parola oluşturularak gönderilecektir. 58 SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) | 59 SORU 79- KURUL KARARLARINDA YER ALAN “ANA FAALİYET KONUSU ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ İŞLEME” İFADESİYLE NE ANLAŞILMALIDIR? CEVAP 79- Ana faaliyet konusunun özel nitelikli kişisel veri işleme olup olmadığının tespitinde, veri sorumlularının en çok katma değer ürettiği faaliyetleri veya yürüttükleri temel iş ve görevleri gereği özel nitelikli kişisel veri işlenmesi durumu olup olmadığı dikkate alınmalıdır. Diğer bir deyişle burada değerlendirilmesi gereken; veri sorumlularının herhangi bir faaliyeti içerisinde özel nitelikli kişisel veri işlenmesi değil, temel olarak yürütmekte oldukları işlerinin kapsamının özel nitelikli kişisel veri işlenmesi durumudur. Ayrıca 5429 sayılı Türkiye İstatistik Kanunu’nun 11'inci maddesine istinaden 2012 yılından itibaren ülkemizde tüm kamu kurum ve kuruluşlarında Türkiye İstatistik Kurumu koordinasyonunda oluşturulan NACE Rev.2 ekonomik faaliyet sınıflaması kullanılmakta olup Kurumumuzca da veri sorumlularının faaliyet konularının tespitinde söz konusu NACE faaliyet kodlarından faydalanılmaktadır. Bu kapsamda, veri sorumlularının ticaret sicil kaydında veya vergi levhasında yer alan faaliyet kodları göz önünde bulundurulmaktadır. 59 60 | SORULARLA VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ (VERBİS) 60 Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Çankaya/ANKARA Telefon: 0 312 216 50 00 Web: www.kvkk.gov.tr kvkkurumu