Yeni - Kurula İletilen Şikayet ve İhbarlarda Sık Yapılan Hatalar

ŞİKÂYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR KURULA İLETİLEN ŞİKÂYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR 83 1 KURULA İLETİLEN ŞİKÂYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR KVKK Yayınları No: 83 Haziran 2025, Ankara KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURUMU Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Çankaya/ANKARA Telefon: 0 312 216 50 00 Web: www.kvkk.gov.tr 2 “Bu kitapta yer alan içeriklerin, bireysel kullanım dışında izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayınlanması ve dağıtılması kesinlikle yasaktır. Bu yasağa uymayanlar hakkında 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca yasal işlem yapılacaktır. Ürünün tüm hakları saklıdır.” ©Kişisel Verileri Koruma Kurumu 3 KURULA İLETİLEN ŞİKÂYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR KURULA İLETİLEN ŞİKÂYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR AMAÇ ve KAPSAM Bu broşür, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Ka- nun) ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e (Tebliğ) uygun biçimde şikâyet ve/veya ihbarların Kişi sel Verileri Koruma Kuruluna (Kurul) iletilebilmesi ve ilgili ki- şilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Bu kapsamda, Kurula intikal eden şikâyet ve ihbarlarda usul şartlarına ilişkin sıkça yapılan hatalara yer verilmiştir. 5 6 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR Veri Sorumlusuna Başvuru Yolunun Tüketilmemesi

Kurula intikal eden şikâyet ve ihbarlarda usul şartlarına ilişkin sıkça yapılan hatalara yer verilmiştir. 5 6 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR Veri Sorumlusuna Başvuru Yolunun Tüketilmemesi Kanunun “Veri sorumlusuna başvuru” başlıklı 13 üncü mad- desinin birinci fıkrası “İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir.” ve “Kurula şikâyet” baş- lıklı 14 üncü maddesinin ikinci fıkrası “13 üncü madde uyarın- ca başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz.” gereği, Kurula şikâyet yoluna baş vurulması için öncelikle veri sorumlusuna başvuru yolunun tüketilmesi gerekmektedir. Veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmeden Kurula şikâyet yoluna gidilememektedir. Bu kapsamda, veri sorumlusuna başvuru ya- pılmadan iletilen şikâyetler usul şartını taşımaması nedeniyle reddedilmektedir. Vekil Aracılığıyla Yapılan Şikâyette/İhbarda Vekâletname Puluna Yer Verilmemesi 1136 sayılı Avukatlık Kanununun 27 nci maddesinde “Staj sü- resince stajyerlere Türkiye Barolar Birliğince kredi verilir. Öde- necek kredinin kaynağı; avukatların yetkili mercilere sunduğu vekaletnamelere avukatın yapıştıracağı pul bedelleri ile geri ödemeden gelen paralar ve bunların gelirleridir. Bu pullar, Türkiye Barolar Birliğince bastırılır. Avukatlarca vekaletname sunulan merciler, pul yapıştırılmamış veya pulu noksan olan vekaletname ve örneklerini kabul edemez. Gerektiğinde ilgiliye on günlük süre verilerek bu süre için de pul tamamlanmadık- ça vekaletname işleme konulamaz.” hususları yer almaktadır. 6 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 7 Ayrıca Türkiye Barolar Birliği Avukatlık Kanunu Yönetmeliğinin “Vekaletname Örneği ve Yetki Belgesi” başlıklı 18 inci maddesi- nin üçüncü fıkrasında da vekalet pulu yapıştırılmasının zorunlu olduğu düzenlenmiştir.

Ayrıca Türkiye Barolar Birliği Avukatlık Kanunu Yönetmeliğinin “Vekaletname Örneği ve Yetki Belgesi” başlıklı 18 inci maddesi- nin üçüncü fıkrasında da vekalet pulu yapıştırılmasının zorunlu olduğu düzenlenmiştir. Bu çerçevede, Kurula sunulan pul yapıştırılmamış veya pulu olmayan vekaletname ve örnekleri kabul edilmemektedir. Vekil Aracılığıyla Yapılan Şikâyet/İhbar Başvuru Ekinde İlgili Kişiye Ait Vekâletname Örneğinin Eksiksiz Bir Şekilde ve/veya Süresine Dikkat Edilerek Sunulmaması • Bir vekil aracılığıyla Kurula iletilen şikâyet veya ihbarlarda ilgili kişiye ait söz konusu vekaletnamenin tam ve okunaklı olarak eksiksiz şekilde sunulması, • Vekaletnamenin süreli olması durumunda, ilgili kişilerin ve- killeri tarafından Kurula iletilen şikâyetlerde ve veri sorum- lusuna yapılan başvurularda vekaletnamenin veri sorum- lusuna başvuru ve Kurula şikâyet tarihinde geçerli olması, güncel vekaletname suretinin gönderilmesi gerekmektedir. Veri Sorumlusuna Yapılmış Başvuruya ve Gerekmesi Halinde Başvuru Yöntemine İlişkin Bilgi ve Belgeye Yer Verilmemesi Kanunun “Veri sorumlusuna başvuru” başlıklı 13 üncü madde- sinin birinci fıkrasında; “İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir” hükmü yer almaktadır. 7 8 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR

sinin birinci fıkrasında; “İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir” hükmü yer almaktadır. 7 8 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR Bu çerçevede, bahse konu maddeye dayanılarak hazırlanan Tebliğin “Başvuru usulü” başlığını taşıyan 5 inci maddesinin birinci fıkrasında “İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belir- tilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bil- dirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elekt- ronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir” hükmü ile veri sorumlusuna yapılacak baş- vuru yöntemleri belirlenmiştir. Bu çerçevede, veri sorumlusuna yapılan başvurunun Tebliğde belirtilmeyen yöntemler aracılığıyla yapılması akabinde Kurula iletilen şikâyetler usul şartını taşımaması nedeniyle reddedil- mektedir. Ancak belirtilmelidir ki; Tebliğde belirtilmeyen yön- temler aracılığıyla veri sorumlusuna yapılan başvuruya, veri sorumlusu tarafından ilgili kişilerin şikâyet içeriğine ilişkin ce- vap verilmesi halinde Kurula iletilen şikâyetler esas açısından değerlendirilebilmektedir. Diğer taraftan, Kurula şikâyette bulunmadan önce Kanun ve Tebliğ hükümleri uyarınca veri sorumlusuna yapılmış başvu- ruya ilişkin ve gerekmesi halinde örneğin, bir elektronik posta veya uygulama aracılığıyla veri sorumlusuna başvuru yapıldıy- sa bu yöntemin Tebliğde sayılan yöntemlerle yapılıp yapılma- dığını gösterir şekilde anlaşılır ve kanıt niteliğinde sunulmasını teminen buna dair bilgi ve belgelere yer verilmelidir. 8 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 9

sa bu yöntemin Tebliğde sayılan yöntemlerle yapılıp yapılma- dığını gösterir şekilde anlaşılır ve kanıt niteliğinde sunulmasını teminen buna dair bilgi ve belgelere yer verilmelidir. 8 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 9 Veri Sorumlusuna Elektronik Posta Aracılığıyla Başvuru Yapılması Halinde, Bu Başvurunun Veri Sorumlusuna Daha Önceden Bildirilen ve Veri Sorumlusunun Sisteminde Kayıtlı Elektronik Posta Adresini Kullanmak Suretiyle Yapılmaması Tebliğin “Başvuru Usulü” başlıklı 5'inci maddesinin birinci fıkrasında; ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veri sorumlusu- na başvuru yapılmasının mümkün olduğu belirtilmiştir. Dolayısıyla, KEP adresi dışında bir elektronik posta adresi aracılığıyla veri sorumlusuna başvuru yapılırken söz konusu elektronik posta adresinin veri sorumlusuna daha önce bil- dirilen bir elektronik posta adresi olması ve mutlak suretle veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı olması gerekmektedir. Aksi takdirde Tebliğ hükümlerine uygun bir başvuru usulünden bahsedilmesi mümkün olmayacaktır. Kanunda Öngörülen Yasal Süre İçerisinde Kurula Şikâyetin İletilmemesi Kanunun 13 ve 14 üncü maddesinde düzenlenen sürelere uy- gun şekilde şikâyette bulunulmaması halinde söz konusu şikâ- yetler usul şartını taşımadığından reddedilmektedir. • Veri sorumlusundan başvuru tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde yanıt alındığı durumlarda veri sorumlusunun ce- vabının öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün için de Kurula şikâyetin iletilmesi, 9 10 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR • Veri sorumlusunun yanıtının başvuru tarihinden itibaren otuz günden daha geç alınması halinde ilk başvuru tarihin- den itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyetin iletilmesi, • Veri sorumlusundan yanıt alınmadığı durumlarda başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyetin ile- tilmesi,

• Veri sorumlusunun yanıtının başvuru tarihinden itibaren otuz günden daha geç alınması halinde ilk başvuru tarihin- den itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyetin iletilmesi, • Veri sorumlusundan yanıt alınmadığı durumlarda başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyetin ile- tilmesi, • Veri sorumlularının kendilerine başvurulduğu tarihten iti- baren otuz günlük cevap verme süresinin olduğu dikkate alındığında veri sorumlusuna yapılan başvurudan itibaren otuz gün beklenilmesi, yanıt alınmaması durumunda Kurula şikâyette bulunulması gerekmektedir. Veri Sorumlusuna Yapılan Başvurunun Veri Sorumlusuna Tebliğ Edildiğine Dair Belgenin Sunulmaması Kanunun 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası uyarınca veri so- rumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlan- dırır. Ayrıca, Tebliğin 6'ncı maddesinin beşinci fıkrasında veri sorumlusunun başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracağı düzenlenmiştir. Diğer taraftan, Kanunun 14 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin başvurusunun reddedilmesi, veri sorumlusunca verilen cevabın ilgili kişi ta- 10 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 11 rafından yetersiz bulunması veya veri sorumlusunca süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorum- lusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilecektir.

rafından yetersiz bulunması veya veri sorumlusunca süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorum- lusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilecektir. Bu kapsamda, veri sorumlusuna yapılan başvurunun veri so- rumlusuna iletildiğinin tespit edilebilmesi ve Kanunda yer verilen sürelere uygun bir şekilde şikâyette bulunulduğunun değerlendirilebilmesi adına veri sorumlusuna yapılan başvu- runun veri sorumlusuna tebliğ edildiğini gösterir belgelerin iletilmesinin ve veri sorumlusu tarafından başvurunun hangi tarihte alındığının tevsik edilmesinin gerektiği hususuna ilgili kişiler tarafından dikkat edilmesi gerekmektedir. İlgili kişiler tarafından veri sorumlusuna yazılı olarak başvuru yapıldığı hallerde; Posta Alındısı, Haber Kâğıdı gibi belgeler yazının gön- deri takibine ilişkin örnek oluşturabilmektedir. Veri Sorumlusu Tarafından İlgili Kişiye Cevap Verilmiş ise Verilen Cevabın Dilekçe Ekinde Yer Almaması ve/ veya Veri Sorumlusu Cevabının İlgili Kişiye Tebliğ Edildiğine Dair Belgenin Sunulmaması Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrasında “İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Ku- rulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir.” ve üçüncü fıkrasında “Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan ta- 11 12 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR lebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynak- lanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.” hükmüne yer verilmiştir. Ayrıca, Tebliğin 6'ncı maddesinde ilgili kişilerin baş- vurularına cevap verilmesinin usul ve esasları düzenlenmiştir.

getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynak- lanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.” hükmüne yer verilmiştir. Ayrıca, Tebliğin 6'ncı maddesinde ilgili kişilerin baş- vurularına cevap verilmesinin usul ve esasları düzenlenmiştir. Veri sorumlularınca anılan yükümlülüklere uygun olarak ce- vap verildiğinin tespit edilebilmesi ancak ilgili kişilerce Kurula iletilen şikâyetler kapsamında veri sorumlularınca verilmiş ce- vaba ilişkin metinlerin de eklenmesi ile mümkün olacaktır. Bu doğrultuda veri sorumlusu tarafından ilgili kişiye cevap veril- miş ise verilen cevaba dilekçe ekinde muhakkak yer verilmesi önem arz etmektedir. Öte yandan, Kanunun 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası uya- rınca veri sorumlusu tarafından ilgili kişilerin başvurularında yer alan taleplerin, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılması gerekmektedir. Ka- nunun 14 üncü maddesinin birinci fıkrasına göre ise, veri so- rumlusu tarafından ilgili kişinin başvurusunun reddedilmesi, veri sorumlusunca verilen cevabın ilgili kişi tarafından yetersiz bulunması veya veri sorumlusunca süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilecektir. Veri sorumlusunun kendisine başvurulduğu tarihten itibaren otuz günlük cevap verme süresinin olduğu dikkate alındığında, veri sorumlusunca yasal süre içerisinde başvuruya cevap ve- 12 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 13

Veri sorumlusunun kendisine başvurulduğu tarihten itibaren otuz günlük cevap verme süresinin olduğu dikkate alındığında, veri sorumlusunca yasal süre içerisinde başvuruya cevap ve- 12 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 13 rildiğinin ve Kanunda yer verilen sürelere uygun bir şikâyette bulunulduğunun değerlendirilebilmesi adına veri sorumlusu cevabının ilgili kişiye tebliğ edildiğini gösterir belgelerin ile- tilmesinin ve ilgili kişi tarafından cevabın hangi tarihte alındı- ğının tevsik edilmesinin gerektiği hususlarına da ilgili kişiler tarafından dikkat edilmesi gerekmektedir. Veri sorumlusunca başvuruya yazılı olarak cevap verildiği hallerde; Posta Alındısı, Haber Kâğıdı gibi belgeler yazının gönderi takibine ilişkin ör- nek oluşturabilmektedir. Kurula İletilen Dilekçelerin, Veri Sorumlusuna Yapılan Başvuruların, Alınan Cevapların ve Bu Belgelere Dair Gönderi Belgelerinin Tarihlerinin Açık ve Anlaşılır Olmaması Kanunun 14 üncü maddesinde yer verilen sürelerin hesaplana- bilmesini teminen veri sorumlusuna yapılan başvuru metinleri, veri sorumlusu cevabi yazıları ve gönderi evrakının bir bütün halinde okunur bir şekilde iletilmesi ve bu belgeler üzerinde yer alan tarihlere açık ve anlaşılır şekilde yer verilmiş olması gerekmektedir. Şikâyet/İhbar Konusuna İlişkin Tevsik Edici Bilgi ve Belgelerin İletilmemesi Kanunun “Şikâyet üzerine veya resen incelemenin usul ve esasları” başlıklı 15 inci maddesinin ikinci fıkrası “1/11/1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Ka- nunun 6 ncı maddesinde belirtilen şartları taşımayan ihbar veya şikâyetler incelemeye alınmaz.” hükmünü havi olup, 3071 13 14 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR

tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Ka- nunun 6 ncı maddesinde belirtilen şartları taşımayan ihbar veya şikâyetler incelemeye alınmaz.” hükmünü havi olup, 3071 13 14 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun “İncele- nemeyecek dilekçeler” başlıklı 6'ncı maddesi “Türkiye Büyük Millet Meclisine veya yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerden; a) Belli bir konuyu ihtiva etmeyenler, b) Yargı mercilerinin görevine giren konularla ilgili olanlar, c) 4 üncü maddede gösterilen şartlardan herhangi birini taşımayanlar incelenemezler.” ifadelerini içermektedir. Diğer yandan Tebliğin 5'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarın- ca konuya ilişkin bilgi ve belgelerin veri sorumlusuna yapılacak başvuruya eklenmesinin zorunlu olduğu belirtilmiştir. Bu doğrultuda ilgili kişiler tarafından Kurula şikâyet veya ih- barda bulunurken şikâyete/ihbara konu edilen iddiaları ka- nıtlayıcı ve doğrulayıcı mahiyette bilgi ve belgelerin de dilekçe ekinde yer alması gerekmektedir. Kurula İletilen Şikâyette/İhbarda, Şikâyet/İhbar Konusu ve Talebin Açık Şekilde Belirtilmemesi ve Kurula İletilen Şikâyet/İhbar Dilekçesi ve Ekinin Okunaklı Olmaması 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6'ncı maddesi uyarınca Türkiye Büyük Millet Meclisine veya yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerden, belli bir ko- nuyu ihtiva etmeyenler incelenemezler. Dolayısıyla, Kanun kapsamında kişisel verilerin korunmasına yönelik şikâyet veya ihbar konusu ve talebin ne olduğunun an- laşılmasını teminen Kurula iletilen dilekçelerde bu hususların açık şekilde belirtilmesi önem arz etmektedir. 14 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 15

Dolayısıyla, Kanun kapsamında kişisel verilerin korunmasına yönelik şikâyet veya ihbar konusu ve talebin ne olduğunun an- laşılmasını teminen Kurula iletilen dilekçelerde bu hususların açık şekilde belirtilmesi önem arz etmektedir. 14 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 15 Diğer taraftan, Kanun kapsamında kişisel verilerin korunması- na yönelik şikâyetin/ihbarın içeriğinin ve ekinde yer alan bilgi ve belgelerin anlaşılması ve şikâyet/ihbar sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini teminen şikâyet/ihbar dilekçesi ve eki, Kurula okunaklı bir biçimde iletilmelidir. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun Gereğince Yazılı Başvurularda Şikâyet Edenin Adına Soyadına, İmzasına, İş veya İkametgâh Adresi Bilgisine Yer Verilmemesi 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun “Di- lekçede bulunması zorunlu şartlar” başlıklı 4'üncü maddesi “Türkiye Büyük Millet Meclisine veya yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerde, dilekçe sahibinin adı-soyadı ve imzası ile iş veya ikametgâh adresinin bulunması gerekir.” hük- mü uyarınca Kurula yazılı olarak iletilen başvurularda şikâyet edenin ad ve soyadı, imzası ile iş veya ikametgah adresi yer almalıdır. İlgili Kişi Adına Temsil Yetkisi Bulunmayan Bir Kişi Tarafından Kurula Şikâyette Bulunulması “İlgili kişilerin hakları” başlıklı Kanunun 11 inci maddesi “Her- kes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili; a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, 15 16 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçün- cü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

15 16 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçün- cü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verile- rin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle za- rara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.” şeklinde hüküm altına alınmıştır. Dolayısıy- la, bu madde kapsamındaki hakların bizzat ilgili kişi veya vekil/ yasal temsilci tarafından kullanılabileceği anlaşılmaktadır. Bu kapsamda, ilgili kişi adına temsil yetkisi bulunmayan bir kişi tarafından Kurula şikâyet mümkün değildir. Veri Sorumlusuna Yapılan Başvurunun Yazılı Yapılması Halinde İmzaya Yer Verilmemesi, Vekaletname ile Başvurulmuşsa Vekaletname Örneğine Yer Verilmemesi Tebliğin “Başvuru Usulü” başlıklı 5 inci maddesinin ikinci fıkra- sında veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması halinde imza- nın bulunmasının zorunlu olduğu hüküm altına alınmış olup, 16 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 17 veri sorumlusuna başvurunun yazılı olarak yapılması halinde imzaya yer verilmesi gerekmektedir. Veri sorumlusuna vekil aracılığıyla başvuru yapılması halinde, ilgili kişinin vekili olarak başvuru yapıldığının tespitini teminen söz konusu vekaletname örneğinin veri sorumlusuna iletilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde vekaletname örneğinin veri so- rumlusuna iletilmediği bir başvuru usulüne uygun yapılmış sayılamayacaktır.

ilgili kişinin vekili olarak başvuru yapıldığının tespitini teminen söz konusu vekaletname örneğinin veri sorumlusuna iletilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde vekaletname örneğinin veri so- rumlusuna iletilmediği bir başvuru usulüne uygun yapılmış sayılamayacaktır. Veri Sorumlusuna Yapılan Başvuruların Ad, Soyad, T.C. Kimlik No., Yabancılar İçin Uyruğu, Pasaport Numarası veya Varsa Kimlik Numarası, Tebligata Esas Yerleşim Yeri veya İş Yeri Adresi, Varsa Bildirime Esas Elektronik Posta Adresi, Telefon ve Faks Numarası ve Talep Konusu İçermemesi Tebliğin “Başvuru Usulü” başlıklı 5'inci maddesinin ikinci fık- rasında başvuruda bulunması zorunlu unsurlar sayılmıştır. Buna göre veri sorumlusuna yapılan başvurularda; ad, soyad, T.C. kimlik no., yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası ve talep konusu yer almalıdır. Veri Sorumlularının KEP Adresine, KEP Niteliğine Haiz Olmayan Elektronik Posta Aracılığıyla Başvuru Yapılması KEP, resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde 17 18 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR yapılma sına imkân sağlayan bir sistem olarak tanımlanmakta- dır1. Önemle belirtmek gerekir ki, KEP sisteminden diğer genel elektronik posta adreslerine ileti gönderimi söz konusu olma- dığı gibi diğer sistemlerden de KEP sistemine ileti gönderimi mümkün değildir.2 Tebliğ uyarınca, veri sorumlusuna başvuru sırasında uygulana- bilecek yöntemlerden bir tanesi de KEP adresinin kullanımıdır.

elektronik posta adreslerine ileti gönderimi söz konusu olma- dığı gibi diğer sistemlerden de KEP sistemine ileti gönderimi mümkün değildir.2 Tebliğ uyarınca, veri sorumlusuna başvuru sırasında uygulana- bilecek yöntemlerden bir tanesi de KEP adresinin kullanımıdır. Ancak ilgili kişilerin sıkça yaptığı hatalardan birisi de veri so- rumlusunun KEP adresine, standart elektronik posta aracılığıy- la başvuru yapılmaya çalışılmasıdır. Bu şekilde ileti göndermek istenildiğinde ilgili kişiler, “Teslim tamamlanmadı.” ve “Adres bulunamadı.” gibi uyarılarla karşılaşılabilmektedir. Dolayısıyla, ilgili kişilerin başvurularını veri sorumlusunun KEP adresine iletmek istemeleri halinde mutlaka bir KEP adresi kullanarak söz konusu başvurularını yapmaları gerekmektedir. Veri Sorumlularının İnternet Sitesinde Yer Alan Kişisel Verilerle İlgili Kısımların Kontrol Edilmeden Başvuruların Gerçekleştirilmiş Olması Veri sorumlusuna başvuru yapılmadan önce, bahse konu veri sorumlusunun bir internet sitesine sahip olup olmadığının kontrol edilmesi önem arz etmektedir. Böyle bir internet site- sinde veri sorumlusu; aydınlatma metni veya kişisel veriler- le ilgili diğer bir kısımda, kendisine yapılacak başvurularda 1  https://pttkep.gov.tr/sikca-sorulan-sorular/#1587459664637-a0b15b0d 41bc, s.e.t.18.12.2023 2  https://www.btk.gov.tr/kep-e-iliskin-sikca-sorulan-sorular, s.e.t.18.12.2023 18 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 19 hangi yöntemlerin izlenmesi gerektiğini açıklamış olabilir. Söz konusu yöntemlerin izlenmesi, veri sorumlusuna başvurunun sağlıklı bir biçimde yapılmasını sağlayacaktır. Ayrıca, veri sorumluların internet sitesinde yer alan genel nite- likli “iletişim formu”ndan yapılan başvuruların Kanuna ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun bir başvuru olmadığının belirtilmesi önem arz etmektedir. Şikâyetin/İhbarın İlgili Kişi Olarak Addedilmeyecek Tüzel Kişinin Verilerinin Korunmasına Yönelik Bir Talep İçermesi

likli “iletişim formu”ndan yapılan başvuruların Kanuna ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun bir başvuru olmadığının belirtilmesi önem arz etmektedir. Şikâyetin/İhbarın İlgili Kişi Olarak Addedilmeyecek Tüzel Kişinin Verilerinin Korunmasına Yönelik Bir Talep İçermesi Kanunun “Kapsam” başlıklı 2 nci maddesinde Kanun hükümle- rinin kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tama- men veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanacağı hüküm altına alınmış, “Tanımlar” başlıklı 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde ilgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişi; (d) bendinde kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmıştır. Diğer taraftan, Kanunun ilgili kişilerin haklarının düzenlendiği 11 inci maddesi kapsamındaki hakların da gerçek kişiye ait kişi- sel verileri kapsadığı ve bu hakkın da bizzat ilgili kişi veya vekil/ yasal temsilci tarafından kullanılabileceği anlaşılmaktadır. Bundan hareketle ilgili kişilerin şikâyet veya ihbarlarında Ka- nunun 3 üncü maddesi kapsamında “ilgili kişi” olarak addedi- lemeyecek tüzel kişilerin verisinin korunmasına yönelik talep- lerin iletilmesi halinde, Kanunun 2 nci maddesi kapsamında 19 20 | KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR tüzel kişilerin verilerinin koruma altına alınmadığı hususları göz önünde bulundurularak, söz konusu taleplerin Kanun kap- samına girmediğini vurgulamak gerekmektedir. Şikâyetin/İhbarın Ölmüş Kişilerin Verilerinin Korunmasına Yönelik Bir Talep İçermesi

tüzel kişilerin verilerinin koruma altına alınmadığı hususları göz önünde bulundurularak, söz konusu taleplerin Kanun kap- samına girmediğini vurgulamak gerekmektedir. Şikâyetin/İhbarın Ölmüş Kişilerin Verilerinin Korunmasına Yönelik Bir Talep İçermesi Kanunun “Kapsam” başlıklı 2'nci maddesinde Kanun hükümle- rinin kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tama- men veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanacağı hüküm altına alınmış, “Tanımlar” başlıklı 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde ilgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişi; (d) bendinde kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmıştır. Diğer taraftan, Kanunun ilgili kişilerin haklarının düzenlendiği 11 inci maddesi kapsamındaki hakların da gerçek kişiye ait kişi- sel verileri kapsadığı ve bu hakkın da bizzat ilgili kişi veya vekil/ yasal temsilci tarafından kullanılabileceği anlaşılmaktadır. 4721 sayılı Türk Medeni Kanununda; kişiliğin, çocuğun sağ ola- rak tamamıyla doğduğu anda başlayacağı ve ölümle sona ere- ceği düzenlenmiştir. Bu çerçevede, ilgili kişilerin şikâyet veya ihbarlarında ölmüş kişilerin verisinin korunmasına yönelik taleplerin iletilmesi halin de, Kanunun 2 nci maddesi kapsamında ölü kişilerin ve- rilerinin koruma altına alınmadığı hususları göz önünde bulun- durularak, söz konusu taleplerin Kanun kapsamına girmediğini vurgulamak gerekmektedir. Ancak, ölmüş kişilerin verilerinin, 20 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 21 bir gerçek kişiyi belirli ya da belirlenebilir kılması halinde o gerçek kişi bakımından kişisel veri olarak kabul edileceğin- den hareketle söz konusu talebin Kanun kapsamında olduğu değerlendirilebilecektir. KAYNAKLAR

20 KURULA İLETİLEN ŞİKAYET VE İHBARLARDA SIK YAPILAN HATALAR | 21 bir gerçek kişiyi belirli ya da belirlenebilir kılması halinde o gerçek kişi bakımından kişisel veri olarak kabul edileceğin- den hareketle söz konusu talebin Kanun kapsamında olduğu değerlendirilebilecektir. KAYNAKLAR Sıkça Sorulan Sorular, https://pttkep.gov.tr/sikca-sorulan-soru- lar/#1587459664637-a0b15b0d-41bc KEP’e İlişkin Sıkça Sorulan Sorular, https://pttkep.gov.tr/sik- ca-sorulan-sorular/ 21 Şikayet Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Çankaya/ANKARA Telefon: 0 312 216 50 00 Web: www.kvkk.gov.tr kvkkurumu